Kartoteki kontrahentów i pracowników w programie magazynowym przechowują dane firm i osób, które występują na dokumentach rejestrowanych w systemie. Kontrahent to dostawca albo nabywca, a pracownik to osoba lub dział wewnętrzny z przypisaną rolą. Każdy dokument zapisuje numer i datę, a także wykonawcę operacji, co daje ślad do późniejszej kontroli. Studio WMS.net prowadzi oba zbiory w jednej bazie.
Dwie kartoteki, dwa rodzaje podmiotów
Magazyn wystawia dokumenty wobec firm zewnętrznych i obsługuje je przez własny zespół. Oba te światy opisują osobne kartoteki. Dzięki temu dostawca nie miesza się z magazynierem, a raport pokazuje, kto dostarczył towar i kto go przyjął.
| Kartoteka | Kogo dotyczy | Co przechowuje | Do czego służy |
|---|---|---|---|
| Kontrahenci | Dostawcy i nabywcy z poza firmy | Dane identyfikacyjne firmy i warunki współpracy | Przypisanie zamówień i dokumentów do partnera |
| Pracownicy | Osoby i wydziały wewnętrzne | Role, uprawnienia, informacje o szkoleniach i certyfikatach | Kontrola dostępu i ślad wykonawcy operacji |
Taki podział upraszcza audyt. Pytanie "kto i kiedy zarejestrował to zdarzenie" ma odpowiedź w samym dokumencie, bez szukania w dziennikach serwera.
Kartoteka kontrahenta jest też punktem wyjścia dla zleceń. Zlecenie wydania ZWZ wskazuje odbiorcę właśnie z tej listy, a system pobiera stamtąd adres oraz godziny pracy odbiorcy. Im dokładniej wypełniona kartoteka, tym mniej ręcznych poprawek przy kompletowaniu przesyłki.
Formularz kontrahenta w Studio WMS.net
Formularz nowego kontrahenta jest podzielony na trzy zakładki. Pierwsza zbiera dane firmy, druga parametry handlowe i logistyczne, trzecia ustawienia operacyjne. Dane wprowadza się raz, a potem korzystają z nich dokumenty przyjęć i wydań, które opisuje strona o dokumentach magazynowych.
Dane ewidencyjne firmy
Pierwsza zakładka zawiera nazwę pełną i skróconą, adres, NIP, Regon, kraj oraz osobę kontaktową. Są tu też telefony i adres strony www, a obok pole e-maila oraz miejsce na uwagi. Pole wyboru "Aktywne" pozwala wyłączyć kontrahenta bez usuwania go z bazy, więc historia dokumentów zostaje nienaruszona.
WMS - nowy kontrahent dane ewidencyjne
Pierwsza zakładka formularza nowego kontrahenta gromadzi dane identyfikacyjne i teleadresowe firmy. Nawigacja zakładek: Dane ewidencyjne (aktywna) i Dane uzupełniające. Trzecia zakładka to Inne. Formularz zawiera pola: Nazwa kontrahenta, Nazwa skrócona, Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica, NIP, Regon, Kraj, Osoba kontaktowa, Telefony, Strona www, E-mail, Fax, Uwagi oraz checkbox Aktywne. Kontrahenci stanowią bazę dostawców i odbiorców obsługiwanych przez magazyn.
Kontrahenta z historią dokumentów wyłącza się, a nie usuwa. Fizyczne skasowanie rekordu odcina starsze dokumenty od nazwy firmy i psuje raporty za miniony okres.
Parametry handlowe i logistyczne
Druga zakładka przechowuje status, grupę, analitykę i rodzaj działalności. Listy wyboru obejmują sposób wydawania i sposób dostawy. Osobno ustawia się warunki płatności oraz walutę rozliczenia. Pole spedytora przypisuje domyślnego przewoźnika, a pole wyboru "Cennik indywidualny" włącza osobny cennik usług magazynowych dla danego klienta.
Numer GLN jest identyfikatorem potrzebnym do wymiany danych w standardzie EDI. Bez niego komunikat nie wskaże właściwego partnera, dlatego warto uzupełnić go przy zakładaniu kartoteki. Zasady wymiany opisuje materiał o elektronicznej wymianie danych EDI.
WMS - kontrahent parametry logistyczne i handlowe
Druga zakładka formularza kontrahenta zawiera parametry handlowe i logistyczne. Dostępne pola: Status, Grupa, Numer GLN (identyfikator EDI), Analityka, Działalność. Pola dropdownowe: Sposób wydawania, Sposób dostawy, Warunki płatności, Waluta rozliczenia. Checkbox Cennik indywidualny aktywuje dedykowany cennik usług magazynowych. Pole Spedytor przypisuje domyślnego przewoźnika. Numer GLN jest niezbędny do integracji EDI.
Godziny pracy i ustawienia operacyjne
Trzecia zakładka zawiera nasz numer u klienta, handlowca, godziny pracy w formacie H:M - H:M oraz rodzaj ubezpieczenia z datą jego ważności. Pole e-maila autopowiadomień ustawia adres, na który system wysyła automatyczne raporty dla klienta magazynu.
Każdemu kontrahentowi można przypisać kolor z palety. Na widokach magazynu paleta klienta od razu wyróżnia się wśród innych, co ułatwia orientację w miejscach składowania.
Role pracowników i ślad audytowy
Użytkownik systemu nie widzi wszystkich funkcji. Pracowników dzieli się na role odpowiadające stanowiskom w zakładzie, a każda rola otwiera inny zakres programu. Magazynier przyjmuje i wydaje towar, kierownik zatwierdza dokumenty, a kontrahent korzysta z portalu z ograniczonym wglądem. Szczegóły podziału znajdziesz w opracowaniu o rolach i użytkownikach w systemie WMS.
Dokument wystawiony przez użytkownika jest związany z jego uprawnieniami. System zapisuje przy tym rolę, więc zmiana stanowiska pracownika nie zmienia opisu dawnych operacji. Nikt nie wystawi WZ bez dostępu do wydań, a każda operacja ma wykonawcę. Zasady logowania omawia strona o logowaniu i autoryzacji w WMS.
- Numer dokumentu: system nadaje go automatycznie i kolejno, więc nie ma luk ani duplikatów w numeracji.
- Data operacji: zapisuje się razem z dokumentem i nie zależy od ręcznego wpisu użytkownika.
- Wykonawca: numer pracownika albo kontrahenta powiązany z dokumentem wskazuje, kto odpowiada za operację.
- Uprawnienia: rola decyduje, które funkcje programu są dla użytkownika dostępne.
Identyfikacja kartą lub kodem
Pracownika można rozpoznać elektronicznie przez kartę RFID lub kod kreskowy. Zamiast wpisywać login, magazynier przykłada identyfikator do czytnika, a rejestracja trwa sekundy. Mniej wpisywanych haseł oznacza też mniejsze ryzyko, że ktoś pracuje na cudzym koncie. Technologie opisują materiały o RFID w magazynie i kodach kreskowych.
Jak kartoteki są ułożone w bazie danych
Z perspektywy programisty kartoteka jest tabelą z kluczem głównym, do której odwołują się nagłówki dokumentów przez klucz obcy. W implementacjach opartych na SQL Server nagłówek WZ zapisuje identyfikator kontrahenta i identyfikator użytkownika, a nie ich nazwy. Zmiana nazwy firmy w kartotece działa wtedy na wszystkie dokumenty naraz, bez przepisywania historii.
| Rozwiązanie w bazie | Co daje | Koszt |
|---|---|---|
| Klucz obcy z nagłówka dokumentu do kontrahenta | Spójność: dokument nie wskaże firmy, której nie ma w kartotece | Nie da się skasować kontrahenta z historią |
| Unikalny indeks po NIP i kraju | Blokada duplikatów tej samej firmy | Wymaga ujednolicenia formatu NIP przed zapisem |
| Flaga aktywności zamiast kasowania | Zachowana historia dokumentów | Listy wyboru muszą filtrować rekordy nieaktywne |
| Kolumny z datą i autorem zapisu | Ślad zmian danych podstawowych | Dodatkowe miejsce w tabeli |
Zasady tworzenia indeksów opisuje dokumentacja Microsoft Learn o CREATE INDEX. Zapytania o kontrahenta w panelu webowym wywoływane są asynchronicznie przez AJAX w jQuery, więc lista podpowiedzi przy wpisywaniu nazwy nie przeładowuje formularza.
WMS - asortyment wymiary i parametry składowania
Druga zakładka formularza asortymentu zawiera parametry logistyczne niezbędne do zarządzania towarem. Sekcja Wymiary określa wysokość, szerokość, głębokość i objętość. Pakowanie definiuje opakowanie jednostkowe, ilość w opakowaniu zbiorczym, ilość na palecie i rodzaj palety. Składowanie zawiera opcję piętrowego i liczbę warstw. Sekcja Definicje zapasów pozwala wskazać domyślną lokację oraz progi zapasu minimalnego i maksymalnego. Dochodzi do tego próg zapasu optymalnego.
Analityka i dopasowanie procedur do partnera
Dane w kartotece decydują też o sposobie obsługi. Procedury można dopasować do wymagań konkretnego kontrahenta, na przykład przez specjalne warunki składowania i wyższy priorytet zleceń. Osobne zasady kontroli jakości też da się przypisać do jednego klienta. Dla operatora logistycznego 3PL z wieloma klientami ma to szczególne znaczenie.
Powiązanie operacji z konkretnym podmiotem otwiera drogę do analiz. Zapytanie raportowe grupuje dokumenty po identyfikatorze kontrahenta albo pracownika, więc nie wymaga dodatkowych tabel pośrednich. Firma sprawdza, którzy dostawcy dostarczają towar z największą liczbą korekt i którzy odbiorcy zamawiają w najmniejszych partiach. Podobnie ocenia się zespół, czyli liczbę operacji na pracownika w zmianie. Wynik pokazuje, gdzie brakuje rąk do pracy, a gdzie wystarczy zmiana organizacji zadań.
Kontrahent jako punkt wyjścia cennika i rozliczeń
Cennik indywidualny kontrahenta ustala stawki, które program stosuje przy rozliczeniu usług magazynowych. Reguły naliczania opisuje strona o kosztach magazynowania. Brak poprawnego wpisu w kartotece oznacza naliczenie według cennika domyślnego, co przy rozliczeniu z klientem bywa źródłem sporów.
Dlatego przy zakładaniu kontrahenta warto sprawdzić, czy ma przypisany cennik i przewoźnika. Pięć minut przy wprowadzaniu danych oszczędza później godziny wyjaśnień, szczególnie gdy jeden magazyn obsługuje kilkunastu klientów jednocześnie. Integrację z przewoźnikami opisuje materiał o integracji WMS z systemami przewoźników.
WMS czy ERP przy ewidencji partnerów
Pełny system ERP, na przykład SAP, ma własną bazę kontrahentów i zwykle jest ich źródłem. Program magazynowy potrzebuje tylko tych danych, które wpływają na pracę hali: adresy wysyłki, godziny przyjęć, sposób wydawania. Dlatego kartoteki zwykle synchronizuje się z ERP, a nie prowadzi dwukrotnie ręcznie.
Opis tego scenariusza znajdziesz w materiale o integracji z SAP, a argumenty za wyspecjalizowanym programem magazynowym zebrano na stronie WMS zamiast SAP w magazynie. Pełny opis produktu znajduje się na stronie Studio WMS.net.