Wysyłka przez firmy kurierskie z magazynu polega na przekazaniu przewoźnikowi danych paczki i powiązaniu odebranego numeru listu przewozowego z dokumentem wydania. W Studio WMS.net numer jest przypisywany do dokumentu WZ, a etykieta drukuje się ze stanowiska pakowania. Magazyn wysyła do kuriera adres odbiorcy i parametry paczki, a z powrotem odbiera numer śledzenia.
Przebieg wysyłki paczki od zlecenia do odbioru przez kuriera
Dobrze zorganizowana wysyłka kurierska ma jasne etapy, a każdy z nich zostawia ślad w systemie. Od momentu skompletowania zamówienia do odbioru przez kierowcę paczka przechodzi przez cztery zdarzenia, z których każde odpowiada konkretnemu dokumentowi albo zapisowi.
- Kompletacja zlecenia: magazynier pobiera towar z lokacji na podstawie zlecenia wydania ZWZ i odkłada go na stanowisko pakowania.
- Pakowanie i ważenie: pracownik wybiera opakowanie i podaje wagę z wymiarami, a system proponuje usługę kurierską.
- List przewozowy i etykieta: system pobiera numer od przewoźnika i drukuje etykietę, a numer zostaje przypisany do dokumentu WZ.
- Manifest i odbiór: pod koniec dnia magazyn przekazuje przewoźnikowi zestawienie przesyłek, a kurier odbiera paczki po jego potwierdzeniu.
Zlecenie ZWZ zawiera odbiorcę z adresem dostawy, więc magazynier nie przepisuje danych ręcznie. Szczegóły samej kompletacji opisuje strona o kompletacji zamówień, a przebieg dokumentów wydania materiał o wydaniu z magazynu.
WMS - ZWZ zlecenie wydania z magazynu z pozycjami
Ekran formularza ZWZ (Zlecenie Wydania z magazynu) z wypełnionym nagłówkiem. Typ: ZWZ, Numer referencyjny: 6391532942386037. Kontrahent: ABT (KRAKÓW), Termin realizacji: 2026-05-29. Pola: Odbiorca, Przewoźnik, Nr awizo, Uwagi, checkbox Wysoki priorytet. Sekcja Pozycje zawiera wyszukiwarkę Asortymentu i Ilość. Dochodzi pole Uwagi. Przyciski Zapisz i Usuń zarządzają dokumentem. Przycisk Bufor działa osobno. ZWZ jest dokumentem planistycznym - na jego podstawie wystawiany jest WZ przy fizycznej kompletacji towaru.
Dane wymieniane z przewoźnikiem
System magazynowy przesyła do programu kuriera adres odbiorcy oraz parametry paczki. Program kuriera generuje etykietę wysyłkową i numer śledzenia, które można drukować bezpośrednio z WMS. Do magazynu wraca także aktualny status przesyłki.
Taka dwukierunkowa wymiana usuwa przepisywanie danych między aplikacjami. Klient może być powiadamiany o statusie wysyłki automatycznie, więc obsługa sklepu nie musi odpowiadać na pytania o paczkę. Warstwę techniczną połączenia, w tym warianty bezpośrednie i brokerów, omawia strona o integracji WMS z systemami przewoźników.
| Kierunek | Dane | Do czego służą w magazynie |
|---|---|---|
| WMS do przewoźnika | Adres odbiorcy i parametry paczki | Utworzenie przesyłki i wyliczenie opłaty |
| Przewoźnik do WMS | Numer listu przewozowego i etykieta | Druk etykiety i powiązanie z dokumentem WZ |
| WMS do przewoźnika | Elektroniczny manifest przesyłek | Potwierdzenie liczby paczek przekazywanych kurierowi |
| Przewoźnik do WMS | Statusy śledzenia paczek | Informacje dla klienta i analiza terminowości |
Numer listu przewozowego musi być przypisany do dokumentu WZ w momencie nadania, a nie dopisywany po wysyłce. Rozbieżność między numerem na paczce a numerem w dokumencie wychodzi dopiero przy reklamacji, kiedy poprawa jest już trudna.
Dobór usługi kurierskiej do paczki
Podczas kompletacji system może zaproponować rodzaj opakowania i usługę kurierską na podstawie wagi oraz gabarytów produktów. Operator potwierdza propozycję albo zmienia ją przy nietypowej przesyłce. Dzięki temu paczka ponadgabarytowa nie trafia do usługi, która jej nie obsługuje.
Przy zamówieniu wysyłanym w kilku paczkach każda z nich dostaje własny numer listu, a dokument wydania pozostaje jeden. Takie przypadki szerzej opisuje strona o integracji z przewoźnikami.
Pakowanie i etykietowanie przesyłek
Zintegrowany system drukuje dokumenty przewozowe i etykiety z kodami kreskowymi bezpośrednio z programu magazynowego. Dokumenty tekstowe mogą wychodzić na zwykłej drukarce laserowej lub atramentowej. Etykiety z kodem kreskowym lepiej drukować na specjalistycznej drukarce, bo kod musi być czytelny dla skanerów przewoźnika.
Format etykiety jest dostosowany do specyfikacji konkretnej firmy kurierskiej. Etykieta zawiera adres dostawy i numer zamówienia, a w razie potrzeby specjalne instrukcje dla kuriera, więc kierowca nie musi sięgać po dodatkowe dokumenty. Dobór drukarki i szablonów opisuje strona o drukarce kodów kreskowych w magazynie.
- Drukarka biurowa: wystarcza do dokumentów wydania i listów w formacie A4, gdzie nie ma kodu do szybkiego skanowania.
- Drukarka etykiet: przeznaczona do etykiet przewozowych z kodem, drukowanych po zeskanowaniu paczki na stanowisku.
- Skaner przy stole: kontrola zgodności etykiety z zamówieniem przed oddaniem paczki kurierowi.
- Waga stołowa: porównanie masy rzeczywistej z masą w kartotece wyłapuje brakujące pozycje.
WMS - dokument wydania WZ na podstawie zlecenia ZWZ
Formularz dokumentu wydania zewnętrznego WZ w Studio WMS.net, tworzonego na podstawie zlecenia wydania ZWZ. Belka nagłówka podaje typ dokumentu i rodzaj rejestru, a także numer referencyjny i datę. Przyciski Zapisz i Usuń sterują stanem dokumentu. Bufor działa osobno. Pole Kontrahent wskazuje właściciela towaru, a Numer zlecenia ZWZ wiąże wydanie z wcześniejszą dyspozycją. Pola opcjonalne rozdzielają role w wysyłce: Odbiorca to punkt dostawy powiązany z kontrahentem, a Przewoźnik firma transportowa realizująca wydanie. Data wydania i Numer zamówienia domykają nagłówek, tak jak pole Uwagi.
Wybór przewoźnika i analiza kosztów wysyłki
System zapisuje przy każdej wysłanej paczce firmę kurierską i rodzaj usługi. Rejestruje też wagę oraz czas dostawy. Z tych danych wynika porównanie przewoźników, jakie trudno zrobić na podstawie samych faktur. Magazyn zobaczy, który kurier doręcza szybciej na danej trasie i który generuje więcej zwrotów.
Na podstawie historii kosztów i jakości usług system może wskazywać tańszego przewoźnika dla danego typu przesyłki. Analiza rozmiarów paczek pokazuje też, które opakowania są używane najczęściej. Utrzymanie ich zapasu skraca pakowanie, a mniejsze opakowania obniżają zużycie materiału.
| Wskaźnik | Jak go liczyć | Co ujawnia |
|---|---|---|
| Koszt wysyłki na paczkę | Opłaty przewoźnika podzielone przez liczbę paczek | Opłacalność usługi na danej trasie |
| Czas doręczenia | Różnica między nadaniem a statusem doręczenia | Realną terminowość przewoźnika |
| Odsetek reklamacji | Liczba zgłoszeń podzielona przez liczbę paczek | Jakość pakowania i oznaczenia przesyłek |
| Rozkład rozmiarów | Liczba paczek w każdym opakowaniu | Potrzebny zapas opakowań i zmiana kartonów |
Podstawowa miara pracy stanowiska pakowania, czyli liczba paczek na godzinę, wynika z czasu między dwoma zeskanowanymi dokumentami. Godziny odjazdu kurierów, według których układa się kolejność pakowania, opisuje materiał o planowaniu wysyłek z magazynu.
Studio WMS.net - lista dokumentów wydania
Sekcja Wydania w module Magazyn Studio WMS.net gromadzi wszystkie dokumenty wydania: WZ (Wydanie Zewnętrzne) realizowane na podstawie zlecenia ZWZ oraz WZB (Wydanie Zewnętrzne Bezpośrednie) bez wcześniejszego zlecenia. Lista prezentuje numer dokumentu i odbiorcę, planowaną datę wydania, a także liczbę pozycji i status - od oczekującego na kompletację, przez skompletowany, aż po wydany i zamknięty. Operator może otworzyć szczegóły dokumentu, zobaczyć które pozycje są skompletowane i jakie lokalizacje zostały wskazane do pickingu.
Magazyn e-commerce i duża liczba małych zamówień
Sprzedaż w Internecie generuje wiele zamówień z kilkoma pozycjami, które muszą wyjść tego samego dnia. Magazyn e-commerce kompletuje je elastycznie, a jednocześnie rejestruje stan zapasu na bieżąco, aby sklep nie sprzedał towaru, którego już nie ma. Opis profilu takiego magazynu znajdziesz na stronie WMS dla magazynu e-commerce, a zasady synchronizacji stanów w materiale o integracji WMS z platformami e-commerce.
Zamówienia ze sklepu trafiają automatycznie do magazynu, a dane paczek wracają do przewoźników bez przepisywania. Takie połączenie ogranicza błędy adresowania i skraca czas przygotowania przesyłki. Opis modułu dla sprzedaży online znajduje się też na stronie magazyn dla e-commerce w Studio WMS.net.
Rozmieszczenie towarów w strefie wydań
Rozmieszczenie towarów decyduje o czasie kompletacji. Pozycje często wysyłane powinny leżeć blisko stanowiska pakowania, a rzadziej sprzedawane dalej. Algorytmy WMS sugerują lokacje na podstawie tego, jak często towar opuszcza magazyn, więc układ dopasowuje się do rzeczywistego ruchu.
Każda lokacja ma adres, który ułatwia nawigację wózków i pracowników pieszych. Zasady adresowania opisuje strona o miejscach składowania. W strefie wydań warto stale kontrolować zajętość półek, bo pusta lokacja spowalnia całą zmianę.
Usługi dodatkowe i przesyłki nietypowe
Standardowa paczka stanowi tylko część wysyłek. Pozostałe wymagają dodatkowych danych, których nie ma w typowym zleceniu wydania. Jeśli magazyn nie zbierze ich przy pakowaniu, przewoźnik odrzuci nadanie albo naliczy dopłatę, a paczka wróci na stanowisko.
| Usługa | Dane potrzebne przy nadaniu | Kto je dostarcza |
|---|---|---|
| Przesyłka za pobraniem | Kwota do pobrania i numer rachunku | Dokument handlowy z ERP lub sklepu |
| Ubezpieczenie | Wartość deklarowana towaru | Cena z kartoteki albo dokumentu sprzedaży |
| Przesyłka ponadgabarytowa | Rzeczywiste wymiary i masa | Stanowisko pakowania |
| Doręczenie w wybranych godzinach | Okno czasowe odbiorcy | Kartoteka kontrahenta z godzinami pracy |
Śledzenie paczki w czasie rzeczywistym należy do podstawowych oczekiwań klientów. Magazyn nie musi go sam prowadzić, bo statusy wracają z programu przewoźnika do systemu, a klient dostaje powiadomienie. W razie problemu z doręczeniem operator widzi ostatni status i może odpowiedzieć bez dzwonienia do kuriera.
Odbiór paczek przez kuriera i godzina odcięcia
Kurier odbiera paczki o ustalonej godzinie, więc magazyn pracuje wstecz od tego momentu. Zamówienia przyjęte po godzinie odcięcia trafiają do kolejnego odbioru, a stanowisko pakowania nie powinno kompletować ich kosztem pilniejszych. Przy kilku przewoźnikach i kilku odjazdach dziennie łatwo o pomyłkę, dlatego godziny odbioru zapisuje się w kartotece przewoźnika.
Po załadunku magazynier porównuje liczbę paczek z manifestem. Różnica jest wychwytywana przy bramie, a nie po dwóch dniach, gdy odbiorca zgłosi brak. Taki nawyk kosztuje kilka minut, a oszczędza wiele rozmów reklamacyjnych.
Dokumenty przewozowe i nadzór nad integracją
Dokumenty wydania i etykiety generują się automatycznie, a numery listów przewozowych są zawsze dostępne dla operatora. Taki cyfrowy zapis zastępuje papierowy obieg i ułatwia prowadzenie reklamacji. Gdy kurier zgłasza uszkodzenie, magazyn odnajduje dokument z datą nadania oraz osobę, która pakowała paczkę.
Stabilność połączeń z serwerami kurierów jest zadaniem dla specjalistów. Administrator systemów składowania nadzoruje wymianę danych i zarządza uprawnieniami do generowania listów przewozowych. Ważna jest też kopia zapasowa bazy, bo utrata numerów listów uniemożliwia sprawdzenie statusu paczek.
Przy wysyłkach paletowych zamiast listu paczkowego stosuje się etykietę logistyczną z numerem SSCC, którą opisuje GS1 Polska. Pełny opis systemu znajdziesz na stronie Studio WMS.net.