EDI to elektroniczna wymiana dokumentów handlowych w ustandaryzowanym formacie, bezpośrednio między systemami dwóch przedsiębiorstw, bez udziału człowieka. Zamówienie z sieci handlowej trafia prosto do systemu dostawcy, awizo wysyłki wraca przed przyjazdem towaru, a faktura idzie tą samą drogą. Wartość nie leży w samej technice przesyłu, lecz w tym, że obie strony uzgodniły znaczenie każdego pola - i dzięki temu dokument nie wymaga interpretacji ani przepisywania.
Czym jest EDI i czym nie jest
Elektroniczna wymiana danych bywa mylona z przesyłaniem plików mailem albo z integracją przez interfejs programistyczny. Różnica jest zasadnicza i dotyczy trzech rzeczy.
- Standard formatu. Struktura komunikatu jest opisana w normie branżowej, najczęściej EDIFACT lub jego podzbiorze uzgodnionym w danym sektorze. Obie strony implementują ten sam dokument, a nie własny pomysł.
- Standard identyfikacji. Strony, lokalizacje i towary identyfikuje się numerami globalnymi - GLN dla lokalizacji, GTIN dla produktów - a nie wewnętrznymi symbolami jednej z firm.
- Umowa o przebiegu. Ustalone jest, jakie komunikaty krążą, w jakiej kolejności i co oznacza brak odpowiedzi.
Czym EDI nie jest: nie jest sposobem połączenia systemów wewnątrz jednej firmy. Do połączenia magazynu z systemem handlowym służy zwykła integracja ERP z WMS, znacznie prostsza, bo nie wymaga standardu uzgodnionego z podmiotem zewnętrznym.
Kto tego wymaga
W praktyce polskiego rynku EDI jest warunkiem współpracy z większością sieci handlowych i dużych operatorów logistycznych. Decyzja o wdrożeniu rzadko jest więc wyborem technologicznym - najczęściej wynika z wymagania odbiorcy, który określa też, które komunikaty mają być obsługiwane.
Studio WMS.net - wyszukiwanie dokumentów magazynowych
Funkcja Szukaj dokumentów w sekcji Magazyn Studio WMS.net to zaawansowana wyszukiwarka obejmująca wszystkie typy dokumentów magazynowych: ZPZ, PZ, PZB, ZWZ, WZ, WZB, ZL i MIX. Operator definiuje kryteria filtrowania: typ dokumentu, przedział datowy, kontrahent, numer zewnętrzny lub wewnętrzny, status realizacji. System zwraca listę pasujących rekordów z możliwością bezpośredniego otwarcia dokumentu, podglądu historii zmian lub wydruku. Wyszukiwanie przekrojowe eliminuje konieczność przełączania się między poszczególnymi modułami w poszukiwaniu konkretnego dokumentu.
Komunikaty stosowane w logistyce
| Komunikat | Nazwa | Kierunek | Treść |
|---|---|---|---|
| ORDERS | Zamówienie | Odbiorca → dostawca | Zamawiane pozycje, ilości, miejsce i termin dostawy |
| ORDRSP | Odpowiedź na zamówienie | Dostawca → odbiorca | Potwierdzenie, odmowa lub modyfikacja pozycji zamówienia |
| DESADV | Awizo wysyłki | Dostawca → odbiorca | Zawartość transportu w rozbiciu na jednostki logistyczne z numerami SSCC |
| RECADV | Awizo przyjęcia | Odbiorca → dostawca | Potwierdzenie tego, co faktycznie przyjęto, wraz z rozbieżnościami |
| INVOIC | Faktura | Dostawca → odbiorca | Dokument rozliczeniowy powiązany z dostawą |
| INVRPT | Raport stanu zapasu | Odbiorca → dostawca | Stan i sprzedaż w punktach odbiorcy, podstawa uzupełniania zarządzanego przez dostawcę |
| APERAK | Potwierdzenie techniczne | Obie strony | Informacja o przyjęciu lub odrzuceniu komunikatu wraz z powodem błędu |
| ORDCHG | Zmiana zamówienia | Odbiorca → dostawca | Korekta zamówienia już przekazanego |
Zestaw wymaganych komunikatów różni się między odbiorcami. Minimalny wariant to ORDERS i INVOIC, czyli zamówienie i faktura. Wariant pełny obejmuje DESADV z etykietami logistycznymi i RECADV, co ma bezpośrednie konsekwencje dla pracy magazynu - i to on wymaga najwięcej przygotowań.
Komunikat APERAK bywa lekceważony, a jest istotny operacyjnie: to on informuje, że wysłany dokument został odrzucony. Bez jego obsługi dostawca dowiaduje się o problemie dopiero wtedy, gdy odbiorca zgłasza brak zamówionego towaru.
Awizo wysyłki DESADV i etykieta SSCC
DESADV jest komunikatem najbardziej związanym z magazynem, bo opisuje fizyczną strukturę transportu. Nie jest listą pozycji - jest hierarchią: transport zawiera jednostki logistyczne, jednostka zawiera pozycje towarowe, pozycja ma partię i termin.
Powiązanie z etykietą
Każda paleta w awizie ma numer SSCC, ten sam, który widnieje na naklejonej na nią etykiecie logistycznej GS1. Dzięki temu odbiorca po przyjeździe skanuje jeden kod i wie, co jest na palecie - bez otwierania, przeliczania i wprowadzania pozycji. To jest właściwa korzyść z DESADV i jednocześnie warunek, którego najczęściej brakuje.
Konsekwencja dla dostawcy jest praktyczna: numer SSCC musi powstać w magazynie przed wysłaniem komunikatu i musi opisywać rzeczywistą, a nie planowaną zawartość palety. Jeżeli awizo wysyła się z danych zamówienia, a paleta została skompletowana inaczej, odbiorca wykryje rozbieżność przy pierwszym skanie.
Co musi umieć magazyn
- Nadawać numery SSCC z własnej puli, powiązane z prefiksem firmy.
- Utrzymywać ewidencję zawartości każdej jednostki logistycznej, także po przepakowaniu.
- Drukować etykietę zgodną ze standardem, z poprawnymi identyfikatorami zastosowań.
- Wygenerować awizo dopiero po zamknięciu załadunku, na podstawie faktycznej zawartości.
- Obsłużyć korektę awiza, gdy zmiana nastąpi po jego wysłaniu.
WMS - słownik identyfikatorów zastosowań GS1
Widok transakcji Słowniki standardów Auto ID w Studio WMS.net, zakładka GS1. Tabela zawiera 22 identyfikatory zastosowań stosowane na etykietach logistycznych, każdy z formatem zapisu w notacji GS1 (na przykład n2+n14), informacją o stałej albo zmiennej długości pola oraz przykładem. Pola o zmiennej długości są wyróżnione, ponieważ to one wymagają zakończenia separatorem FNC1. Wyszukiwarka nad tabelą pozwala odnaleźć identyfikator po kodzie albo po nazwie. Zakładki u góry przełączają widok na standardy HIBC, GS1 Digital Link oraz reguły wewnętrzne parsera.
Jak wygląda wdrożenie EDI
- Ustalenie zakresu z odbiorcą. Które komunikaty, w jakiej wersji standardu, z jakimi polami obowiązkowymi. Każda sieć ma własną specyfikację i to ona jest dokumentem wiążącym.
- Wybór drogi przesyłu. Bezpośrednie połączenie z odbiorcą albo operator EDI pośredniczący w komunikacji z wieloma partnerami. Drugi wariant jest w praktyce standardem, bo każdy odbiorca ma inne wymagania techniczne.
- Uzupełnienie danych podstawowych. Numery GLN dla lokalizacji własnych i odbiorcy, kody GTIN dla wszystkich pozycji objętych wymianą. To najczęstsze wąskie gardło projektu.
- Mapowanie. Powiązanie pól komunikatu z polami systemu w obie strony, łącznie z przeliczaniem jednostek miary i mapowaniem indeksów odbiorcy na własne.
- Testy z odbiorcą. Cykl testowy prowadzony na środowisku testowym sieci, zwykle kilka rund poprawek. Ten etap trwa najdłużej i nie zależy od dostawcy oprogramowania.
- Certyfikacja i uruchomienie. Formalne dopuszczenie do wymiany produkcyjnej, często z okresem równoległej wysyłki dokumentów papierowych.
- Utrzymanie. Monitorowanie komunikatów odrzuconych, obsługa zmian w specyfikacji odbiorcy i dodawanie kolejnych partnerów.
Typowe problemy i jak ich uniknąć
- Niekompletne kody GTIN. Brak kodu na choćby jednej pozycji blokuje cały komunikat. Uzupełnienie kartoteki warto zrobić przed rozpoczęciem projektu, nie w jego trakcie.
- Awizo niezgodne z zawartością. Powstaje, gdy DESADV generuje się z zamówienia zamiast z faktycznego załadunku. Skutkiem są rozbieżności przy przyjęciu i noty obciążeniowe.
- Zignorowany APERAK. Komunikat odrzucony bez reakcji oznacza dokument, który nie dotarł. Rejestr odrzuceń musi mieć właściciela i alarm.
- Mapowanie indeksów po nazwie. Nazwy się zmieniają, kody nie. Powiązanie oparte na nazwie zerwie się przy pierwszej korekcie opisu produktu.
- Brak obsługi zmiany zamówienia. ORDCHG przychodzi, gdy magazyn już kompletuje. Bez zdefiniowanej ścieżki towar wyjedzie według pierwotnej wersji.
- Niedoszacowanie czasu testów. Sama implementacja bywa krótsza niż cykl uzgodnień z odbiorcą. Harmonogram powinien to uwzględniać od początku.
Powiązane materiały na tej witrynie: etykieta GS1, system awizacji dostaw, integracja ERP z WMS, dokumenty magazynowe oraz przyjęcie towaru do magazynu.