Integracja ERP z WMS polega na ustaleniu, który system odpowiada za którą informację, i zorganizowaniu wymiany tak, żeby żadna dana nie miała dwóch właścicieli. W typowym podziale ERP prowadzi kartotekę towarową, kontrahentów, zamówienia i rozliczenia, a WMS - lokacje, jednostki logistyczne, partie i rzeczywisty przebieg operacji w hali. Stan ilościowy powstaje w WMS i jest przekazywany do ERP, nigdy odwrotnie. Naruszenie tej zasady jest najczęstszą przyczyną rozjazdu danych po wdrożeniu.
Po co łączyć ERP z WMS
System klasy ERP prowadzi ewidencję wartościową, obsługuje sprzedaż, zakupy i księgowość. Zna stan magazynu jako liczbę sztuk na indeksie. Nie wie natomiast, w której lokacji ta liczba leży, z jakiej partii pochodzi, kiedy została przyjęta ani która paleta powinna wyjść pierwsza.
System WMS prowadzi ewidencję ilościową i przestrzenną. Zna każdą jednostkę logistyczną, jej miejsce, partię, termin i historię. Nie prowadzi natomiast rozrachunków, nie wystawia faktur i nie zna ceny zakupu.
Bez połączenia obu warstw firma prowadzi dwie ewidencje tego samego towaru, uzgadniane ręcznie. Uzgadnianie zawsze się rozjeżdża - pytanie tylko, jak szybko i jak głęboko.
Co daje działająca integracja
- Jedno wprowadzenie danych zamiast dwóch, więc brak literówek przy przepisywaniu.
- Stan magazynowy dostępny w sprzedaży w czasie zbliżonym do rzeczywistego, a nie z wczorajszego eksportu.
- Dokument sprzedaży powstający na podstawie faktycznego wydania, nie deklarowanego.
- Możliwość rozliczenia partii i numerów seryjnych w księgowości bez osobnego rejestru.
- Skrócenie zamknięcia okresu, bo uzgodnienie stanów przestaje być projektem samym w sobie.
WMS - nowy asortyment dane ewidencyjne
Pierwsza zakładka formularza nowego asortymentu prezentuje dane identyfikacyjne towaru. Nawigacja zakładek po lewej: 1. Dane ewidencyjne, 2. Dane uzupełniające, 3. Inne. Formularz zawiera pola: SKU (generowany automatycznie), Numer Artykułu, Numer SAP, Nazwa, Opis, EAN (z wyszukiwarką), Jednostka miary, Kontrahent, Dostawca, Producent oraz checkbox Aktywne. Każdy artykuł musi posiadać unikalny SKU i przypisaną jednostkę miary.
Podział odpowiedzialności między systemami
To najważniejszy dokument całego projektu i zwykle najkrócej dyskutowany. Poniższa tabela pokazuje podział, który sprawdza się w większości wdrożeń.
| Obszar danych | System źródłowy | Kierunek przepływu | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Kartoteka towarowa | ERP | ERP → WMS | WMS dopisuje dane logistyczne: wymiary, wagę, jednostkę składowania, warunki przechowywania |
| Kartoteka kontrahentów | ERP | ERP → WMS | WMS dopisuje adresy dostaw, okna czasowe i wymagania dotyczące etykiet |
| Zlecenie przyjęcia | ERP | ERP → WMS | Powstaje z zamówienia zakupu; w WMS staje się dokumentem ZPZ |
| Zlecenie wydania | ERP | ERP → WMS | Powstaje z zamówienia sprzedaży; w WMS staje się dokumentem ZWZ |
| Lokacje i struktura magazynu | WMS | brak | Dane nieistotne dla ERP, pozostają lokalne |
| Jednostki logistyczne i partie | WMS | WMS → ERP | Do ERP trafia tylko numer partii i ilość, bez informacji o lokacji |
| Potwierdzenie przyjęcia | WMS | WMS → ERP | Rzeczywista ilość i partia, na tej podstawie ERP rozlicza dostawę |
| Potwierdzenie wydania | WMS | WMS → ERP | Podstawa wystawienia dokumentu sprzedaży |
| Stan ilościowy | WMS | WMS → ERP | Zawsze w tę stronę; stan liczony w ERP prowadzi do rozjazdu |
| Wycena i rozrachunki | ERP | brak | WMS nie prowadzi wartości zapasu |
Jedna reguła porządkuje całą resztę: dana ma dokładnie jednego właściciela. Jeżeli obie strony mogą modyfikować to samo pole, prędzej czy później zrobią to jednocześnie i wygra ten, kto zapisał później - bez śladu, że coś zostało nadpisane.
Wyjątkiem bywa korekta stanu. Część organizacji dopuszcza korektę wyłącznie w WMS, część - wyłącznie w ERP. Obie opcje są poprawne, dwie równocześnie nie.
Zakres wymienianych danych
Dane podstawowe
Przesyłane rzadko, ale krytyczne dla wszystkiego pozostałego. Indeks towarowy musi mieć identyfikator, który nie zmienia się przez cały cykl życia - najczęstszym błędem jest oparcie powiązania na nazwie lub na kodzie zmienianym przy zmianie dostawcy. Kartotekę w kartotekach magazynowych WMS uzupełnia o dane, których ERP nie prowadzi: wymiary, wagę, dopuszczalne piętrzenie, warunki temperaturowe.
Dokumenty zleceń
Zlecenie przyjęcia i zlecenie wydania to główny strumień operacyjny. Kluczowe pola to numer dokumentu źródłowego, kontrahent, lista pozycji z ilościami i termin realizacji. Warto od razu przewidzieć obsługę anulowania i zmiany zlecenia już przekazanego do magazynu - to sytuacja codzienna, a bywa pomijana w analizie.
Potwierdzenia zwrotne
Po zakończeniu operacji WMS odsyła rzeczywisty przebieg: ile faktycznie przyjęto, z jakiej partii, jakie były rozbieżności. Ten strumień jest ważniejszy od strumienia zleceń, bo na nim opierają się rozliczenia. Potwierdzenie musi zawierać odniesienie do dokumentu źródłowego w ERP - bez tego uzgodnienie wymaga ręcznego dopasowywania.
Stany i korekty
Przekazywanie pełnego stanu na żądanie służy do okresowego uzgodnienia, nie do bieżącej pracy. W codziennej pracy ERP aktualizuje stan na podstawie potwierdzeń. Pełna synchronizacja raz na dobę jest siatką bezpieczeństwa wychwytującą zdarzenia utracone przy awarii łącza.
WMS - nowy kontrahent dane ewidencyjne
Pierwsza zakładka formularza nowego kontrahenta gromadzi dane identyfikacyjne i teleadresowe firmy. Nawigacja zakładek: Dane ewidencyjne (aktywna), Dane uzupełniające, Inne. Formularz zawiera pola: Nazwa kontrahenta, Nazwa skrócona, Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica, NIP, Regon, Kraj, Osoba kontaktowa, Telefony, Strona www, E-mail, Fax, Uwagi oraz checkbox Aktywne. Kontrahenci stanowią bazę dostawców i odbiorców obsługiwanych przez magazyn.
Metody integracji
| Metoda | Na czym polega | Kiedy stosować | Ograniczenia |
|---|---|---|---|
| Usługa sieciowa (API) | Systemy wołają się wzajemnie po interfejsie, odpowiedź przychodzi natychmiast | Gdy potrzebna jest bieżąca aktualność i potwierdzenie w czasie rzeczywistym | Wymaga stałej dostępności obu stron, potrzebna obsługa ponowień |
| Kolejka komunikatów | Zdarzenia trafiają do kolejki i są odbierane niezależnie od dostępności odbiorcy | Przy dużym wolumenie i wymaganiu odporności na przerwy | Większa złożoność, konieczność monitorowania zaległości |
| Tabele pośrednie w bazie | Jeden system zapisuje do wspólnej tabeli, drugi ją odczytuje i oznacza przetworzone rekordy | Gdy oba systemy pracują na tym samym serwerze bazodanowym | Ścisłe powiązanie, trudniejsza zmiana wersji którejkolwiek strony |
| Wymiana plików | Pliki w ustalonym formacie odkładane w katalogu wymiany i pobierane cyklicznie | Przy integracji z systemem, który nie udostępnia interfejsu | Opóźnienie równe częstotliwości cyklu, ryzyko duplikatów |
| Standard EDI | Komunikaty w ustandaryzowanym formacie branżowym | W wymianie z kontrahentami zewnętrznymi, nie wewnątrz firmy | Nakład na mapowanie, opisujemy to osobno |
Studio WMS.net obsługuje wszystkie powyższe warianty; wybór zależy od możliwości systemu po drugiej stronie. Gotowe połączenia z popularnymi systemami skracają projekt - opisujemy je przy integracji enova z WMS, integracji Sage Symfonia i integracji z SAP.
Tryb pracy: online czy wsadowy
Nie każdy strumień wymaga natychmiastowości. Kartotekę można synchronizować raz na godzinę, zlecenia - w momencie zatwierdzenia, potwierdzenia - natychmiast po zamknięciu dokumentu. Ustalenie różnych trybów dla różnych strumieni obniża obciążenie i upraszcza obsługę awarii.
Pułapki, które wychodzą po starcie
- Dwa źródła stanu. Najczęstszy i najkosztowniejszy błąd. Jeżeli ERP nadal liczy stan własnymi dokumentami, po tygodniu obie liczby będą różne i nikt nie będzie wiedział, która jest prawdziwa.
- Brak obsługi ponowień. Łącze pada, komunikat ginie, dokument nie dociera. Bez mechanizmu ponowienia i rejestru zdarzeń nieprzetworzonych brak wychodzi na jaw przy uzgodnieniu na koniec miesiąca.
- Brak identyfikatora korelacji. Każdy komunikat powinien nieść jednoznaczny numer, po którym da się go odnaleźć w obu systemach. Diagnoza bez tego polega na porównywaniu godzin i kwot.
- Zmiana zlecenia po przekazaniu. Handlowiec zmienia zamówienie, gdy magazyn już kompletuje. Scenariusz trzeba rozstrzygnąć w analizie: albo zmiana jest blokowana, albo magazyn dostaje wyraźny komunikat o korekcie.
- Jednostki miary. ERP prowadzi sztuki, magazyn pracuje na kartonach i paletach. Przelicznik musi być jeden, w jednym miejscu, i nie może zmieniać się wstecz dla dokumentów już wystawionych.
- Brak środowiska testowego. Integracja testowana na produkcji generuje dokumenty, które trzeba potem ręcznie usuwać z obu systemów. Osobne środowisko jest tańsze niż jedno takie sprzątanie.
- Nikt nie patrzy na kolejkę. Integracja działa, dopóki ktoś obserwuje rejestr błędów. Bez wyznaczonej osoby i alarmu przy zaległości problem ujawnia się dopiero po stronie klienta.
Powiązane materiały na tej witrynie: elektroniczna wymiana danych EDI, komunikacja z programem magazynowym, wdrożenie systemu WMS, dokumentacja techniczna oraz system WMS.