Kontrola jakości w magazynie polega na tym, że towar przyjęty fizycznie nie staje się automatycznie towarem dostępnym do wydania. Między przyjęciem a udostępnieniem wchodzi status - kwarantanna, blokada, zwolnienie warunkowe - który system respektuje przy każdej próbie pobrania. Bez tej warstwy jedyną barierą pozostaje pamięć magazyniera, a zakwestionowana partia prędzej czy później wyjedzie do klienta.
Dlaczego kontrola jakości musi być w systemie
W magazynach bez ewidencji statusów kwarantannę realizuje się przez odseparowanie fizyczne: towar odstawia się w róg hali, obkleja taśmą i stawia kartkę „nie wydawać". Rozwiązanie działa do pierwszego zastępstwa, pierwszej nocnej zmiany albo pierwszego pilnego zamówienia od dużego klienta.
Status w systemie działa inaczej, bo jest sprawdzany maszynowo przy każdym pobraniu. Jednostka w kwarantannie nie pojawi się na liście pobrań, a próba jej zeskanowania kończy się odrzuceniem na terminalu. Nie ma znaczenia, kto pracuje i jak bardzo klient się śpieszy.
Drugi powód dotyczy dowodu. W branżach regulowanych - spożywczej, farmaceutycznej, kosmetycznej, chemicznej - trzeba wykazać nie tylko, że towar był zablokowany, ale kto go zablokował, na jakiej podstawie i kto zwolnił. Papierowa kartka tego nie udokumentuje.
WMS - asortyment cechy i informacje dodatkowe
Trzecia zakładka formularza asortymentu zawiera zaawansowane parametry kontrolne i klasyfikacyjne. Checkboxy Wymagana seria i Wymagana data ważności aktywują obowiązkową kontrolę podczas operacji magazynowych. Pola klasyfikacyjne to Grupa towarowa, Numer MPK i Kod PCN. Link do zdjęcia (z lupą) umożliwia powiązanie grafiki produktu. Sekcja Cechy pozwala definiować trzy własne atrybuty asortymentu. Sekcja Ceny zawiera cenę ewidencyjną, netto, brutto i cenę zakupu. Paleta kolorów wizualizacji umożliwia przypisanie koloru identyfikującego towar na planach magazynu.
Kontrola przy przyjęciu i kwarantanna
Zakres kontroli wejściowej
Kontrola przy przyjęciu towaru do magazynu obejmuje kilka warstw, od najprostszej do najbardziej wymagającej:
| Poziom kontroli | Co się sprawdza | Kto wykonuje | Skutek negatywnego wyniku |
|---|---|---|---|
| Kontrola ilościowa | Zgodność liczby jednostek z awizacją i dokumentem dostawy | Magazynier na rampie | Rozbieżność zapisana na dokumencie przyjęcia, zgłoszenie do dostawcy |
| Kontrola opakowań | Stan zewnętrzny, ślady zawilgocenia, uszkodzenia mechaniczne | Magazynier na rampie | Protokół szkody, przyjęcie warunkowe lub odmowa |
| Kontrola oznaczeń | Obecność i poprawność etykiety, czytelność kodu, zgodność partii i terminu | Magazynier przy skanowaniu | Blokada do czasu poprawnego oznakowania |
| Kontrola dokumentacyjna | Certyfikaty, świadectwa jakości, deklaracje zgodności, karty charakterystyki | Dział jakości | Kwarantanna do czasu dostarczenia dokumentów |
| Kontrola laboratoryjna | Badanie próbki wobec specyfikacji | Laboratorium wewnętrzne lub zewnętrzne | Kwarantanna do czasu wyniku, następnie zwolnienie lub odrzucenie |
Nie każdy poziom stosuje się do każdej dostawy. Typowe rozwiązanie różnicuje zakres według dostawcy i indeksu: nowy dostawca podlega pełnej kontroli, sprawdzony - kontroli wyrywkowej co n-tą dostawę. Reguła zapisana w systemie zwalnia z pamiętania o niej.
Strefa kwarantanny
Fizyczne wydzielenie strefy jest uzupełnieniem statusu, nie jego zamiennikiem. Sensowny układ to osobna strefa w ewidencji miejsc składowania, do której trafia towar oczekujący na decyzję, plus status na jednostce, który podróżuje z nią niezależnie od tego, gdzie fizycznie stoi. Dzięki temu towar zakwestionowany już po odłożeniu na regał nie wymaga przewożenia, żeby był bezpieczny.
Przyjęcie warunkowe
Osobnym przypadkiem jest dostawa przyjęta mimo zastrzeżeń, bo jest pilnie potrzebna. System rejestruje ją ze statusem warunkowym, ograniczającym wydanie do wskazanych odbiorców lub wymagającym zgody kierownika przy każdym pobraniu. To rozwiązanie kompromisowe, ale udokumentowane - w przeciwieństwie do ustnej zgody, która znika po zmianie.
Blokady, statusy i zwolnienie partii
Poziomy blokady
- Blokada jednostki - dotyczy konkretnej palety, na przykład uszkodzonej podczas transportu wewnętrznego.
- Blokada partii - obejmuje wszystkie jednostki tej samej partii produkcyjnej, niezależnie od lokacji i właściciela. Podstawowy mechanizm przy wycofaniu serii.
- Blokada lokacji - wyłącza miejsce z obrotu, na przykład po stwierdzeniu uszkodzenia konstrukcji regału albo skażenia.
- Blokada indeksu - wstrzymuje obrót całym asortymentem, stosowana przy decyzjach handlowych i wycofaniu produktu z oferty.
Każda blokada ma powód wybierany ze słownika, autora i znacznik czasu. Słownik powodów jest istotny: pozwala potem policzyć, ile blokad wynikało z uszkodzeń transportowych, ile z braku dokumentów, a ile z wyników badań - i rozmawiać z dostawcami na podstawie liczb.
Zwolnienie do sprzedaży
Zdjęcie blokady jest operacją uprawnioną. W typowej konfiguracji może jej dokonać wyłącznie osoba z rolą kontroli jakości, nigdy magazynier realizujący wydanie - rozdzielenie tych ról jest podstawową zasadą kontroli wewnętrznej. Zapis o zwolnieniu zawiera podstawę: numer protokołu badania, numer certyfikatu albo decyzję kierownika jakości.
Uprawnienia definiuje się w module ról i użytkowników, wraz z zakresem - część organizacji ogranicza prawo zwolnienia do wybranych grup asortymentowych.
Częściowe zwolnienie
Nierzadko badanie obejmuje próbkę i pozwala zwolnić część dostawy. System musi wtedy rozdzielić partię na dwie pule: zwolnioną i pozostającą w kwarantannie, z zachowaniem powiązania z dokumentem przyjęcia. Bez tej możliwości magazyn albo zwalnia całość na wyrost, albo blokuje towar, który mógłby już pracować.
WMS - odrzucenie etykiety niezgodnej ze standardem
Reakcja Smart Scan na kod, który ma poprawną strukturę pól, lecz nie przechodzi kontroli sumy kontrolnej. Protokół kontroli etykiety pokazuje wynik każdego z pięciu testów osobno: rozpoznanie standardu, strukturę pól, separator, sumy kontrolne i pola dat. Test sum kontrolnych kończy się niepowodzeniem, więc etykieta zostaje oznaczona jako niezgodna ze standardem. Powiadomienie w dolnej części ekranu informuje operatora, że kod wygląda na GS1, ale szczegóły znajdują się w protokole.
Obsługa towaru niezgodnego i reklamacji
Rejestracja niezgodności
Zgłoszenie powstaje w miejscu wykrycia - na rampie, przy kompletacji albo po zwrocie od klienta. Zawiera indeks, partię, ilość, opis niezgodności i zdjęcie, jeśli sytuacja tego wymaga. Powiązanie z dokumentem przyjęcia pozwala później zestawić niezgodności według dostawcy, a powiązanie z dokumentem wydania - według odbiorcy.
Ścieżki rozstrzygnięcia
Zgłoszenie kończy się jedną z kilku decyzji: zwolnieniem po ponownej ocenie, przeklasyfikowaniem do niższej klasy jakościowej, zwrotem do dostawcy, przepakowaniem albo utylizacją. Każda z nich generuje inny ruch magazynowy i inny dokument magazynowy, więc ścieżki warto zdefiniować z góry, a nie ustalać przy każdym przypadku.
Zwroty od klientów
Towar wracający od odbiorcy zawsze trafia najpierw na status kontrolny, nawet gdy zwrot wynika z pomyłki w zamówieniu, a nie z wady. Powód jest prosty: magazyn nie wie, w jakich warunkach towar był przechowywany u klienta. Dopiero ocena decyduje o powrocie do zapasu handlowego. Proces opisujemy przy rejestracji reklamacji.
Dokumentacja i ślad rewizyjny
Kontrola jakości, której nie da się odtworzyć, nie spełnia swojej funkcji przy audycie. Trzy elementy, które system musi zapewnić:
- Historia statusów jednostki - pełna sekwencja zmian od przyjęcia do wydania, z autorem i czasem każdej zmiany.
- Powiązanie z dokumentami - każdy status ma odniesienie do protokołu, certyfikatu lub decyzji, przechowywanych jako załączniki przy dokumencie.
- Odtwarzalność w obie strony - od partii do wszystkich odbiorców, którzy ją otrzymali, i od reklamacji klienta z powrotem do konkretnej dostawy i dostawcy.
Trzeci punkt jest sprawdzianem całego rozwiązania. Pytanie „komu wysłaliśmy partię numer X" powinno mieć odpowiedź w kilkanaście sekund, a nie po dniu przeglądania dokumentów. Jeżeli tak nie jest, wycofanie serii z rynku będzie kosztować wielokrotnie więcej, niż powinno.
Powiązane materiały na tej witrynie: partie produkcyjne i daty ważności, inwentaryzacja w magazynie, skanowanie numeru seryjnego, operacje magazynowe oraz system WMS.