Koszt magazynowania to suma kosztu przestrzeni, kosztu pracy, kosztu kapitału zamrożonego w zapasie i kosztu ryzyka. Trzy pierwsze pozycje da się przypisać do konkretnego paletomiejsca i konkretnej doby, czwarta ujawnia się dopiero przy stratach i brakach inwentaryzacyjnych. Rzetelne wyliczenie wymaga danych o czasie składowania każdej jednostki i o liczbie operacji, które ta jednostka wywołała - a te dane powstają wyłącznie tam, gdzie każda operacja jest rejestrowana w systemie.
Z czego składają się koszty magazynowania
Rozmowa o kosztach magazynu zwykle zaczyna się od czynszu i na nim się kończy. To najprostsza do odczytania pozycja, ale w typowym obiekcie nie jest pozycją dominującą. Koszt pracy ludzi obsługujących przyjęcia, kompletację i wydania bywa wyższy niż koszt metra kwadratowego, a koszt kapitału zamrożonego w zapasie w ogóle nie pojawia się na fakturze - siedzi w bilansie.
Poniższa tabela porządkuje składniki tak, jak układają się w ewidencji. Kolumna „jak mierzyć" jest istotniejsza od samej nazwy pozycji: to ona decyduje, czy koszt da się przypisać do konkretnego towaru, czy pozostanie kosztem ogólnym rozsmarowanym po całym magazynie.
| Grupa kosztów | Co obejmuje | Nośnik kosztu | Jak mierzyć |
|---|---|---|---|
| Przestrzeń | Czynsz lub amortyzacja hali, podatek od nieruchomości, ubezpieczenie budynku, media, ogrzewanie i chłodzenie stref | Paletomiejsce lub metr kwadratowy | Koszt roczny obiektu podzielony przez liczbę czynnych miejsc paletowych |
| Praca | Wynagrodzenia magazynierów, operatorów wózków, kierowników zmiany, koszty agencji pracy tymczasowej, szkolenia | Operacja magazynowa | Liczba linii przyjęć, przesunięć i pobrań na roboczogodzinę |
| Wyposażenie | Regały, wózki widłowe, terminale, drukarki etykiet, przenośniki, wagi, ich serwis i leasing | Stanowisko lub strefa | Rata leasingowa plus koszt serwisu w przeliczeniu na miesiąc pracy |
| Systemy i dane | Licencje systemu WMS, hosting, łącza, integracje z ERP i przewoźnikami, wsparcie techniczne | Cały obiekt | Abonament miesięczny podzielony przez wolumen dokumentów |
| Kapitał w zapasie | Koszt pieniądza zamrożonego w towarze leżącym na regale, ubezpieczenie zapasu | Wartość zapasu i czas składowania | Średnia wartość zapasu razy koszt kapitału razy udział okresu w roku |
| Ryzyko i straty | Przeterminowania, uszkodzenia, kradzieże, braki inwentaryzacyjne, utylizacja | Indeks towarowy | Wartość odpisów z inwentaryzacji i protokołów szkód |
Rozdzielenie tych grup ma konsekwencję praktyczną. Koszt przestrzeni rośnie wraz z czasem składowania, koszt pracy - wraz z liczbą operacji. Towar, który leży pół roku i wychodzi jedną paletą, jest drogi w pierwszej kategorii i tani w drugiej. Towar szybkorotujący, wydawany po kilka sztuk kilkanaście razy dziennie, zachowuje się dokładnie odwrotnie. Jeden uśredniony wskaźnik „koszt magazynowania na paletę" zaciera tę różnicę i prowadzi do złych decyzji cenowych.
Studio WMS.net - rozliczanie kosztów magazynowania
Widok Rozliczanie kosztów w sekcji Magazyn Studio WMS.net umożliwia naliczanie opłat za usługi magazynowe świadczone kontrahentom. System przelicza koszty na podstawie zdefiniowanych cenników: stawki za przyjęcie i wydanie jednostki, opłata za dobę składowania, obsługa specjalna. Lista zestawień zawiera okresy rozliczeniowe, nazwy kontrahentów, wolumeny operacji oraz kwoty należności. Wygenerowany raport kosztowy można wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego lub przekazać bezpośrednio do systemu ERP w celu wystawienia faktury.
Jak policzyć koszt paletomiejsca i doby składowania
Koszt jednego paletomiejsca
Punktem wyjścia jest liczba czynnych miejsc paletowych, a nie powierzchnia hali. Powierzchnia obejmuje korytarze, strefę przyjęć, strefę kompletacji, biuro i pomieszczenia socjalne - te metry nie generują przychodu, ale generują koszt, więc muszą się rozłożyć na miejsca, które przychód generują.
- Zsumuj roczne koszty grupy „przestrzeń" i „wyposażenie" dla całego obiektu.
- Ustal liczbę czynnych miejsc paletowych w miejscach składowania objętych ewidencją systemu.
- Podziel koszt roczny przez liczbę miejsc, a wynik przez 365 - otrzymasz koszt jednego paletomiejsca na dobę.
- Skoryguj wynik o realną zajętość: jeżeli magazyn pracuje przy wypełnieniu 70 procent, koszt przypadający na paletę faktycznie składowaną jest odpowiednio wyższy.
Ostatni punkt bywa pomijany, a odpowiada za największą rozbieżność między kalkulacją a rachunkiem wyników. Pusta lokacja nie przestaje kosztować. Dlatego operatorzy logistyczni w umowach z klientami rozdzielają stawkę za miejsce zarezerwowane od stawki za miejsce faktycznie zajęte.
Koszt operacji
Druga składowa liczy się od strony pracy. Podstawą jest liczba linii dokumentów - pozycji przyjętych, przesuniętych i pobranych - w danym okresie, podzielona przez liczbę przepracowanych roboczogodzin. Iloczyn stawki godzinowej i pracochłonności linii daje koszt jednostkowy operacji, który następnie mnoży się przez wolumen konkretnego klienta lub konkretnego asortymentu.
Dane do tego wyliczenia są w systemie od razu, o ile magazynierzy potwierdzają operacje na terminalu radiowym, a nie na papierze przepisywanym wieczorem do arkusza. Rejestr zdarzeń z identyfikatorem operatora, znacznikiem czasu i lokacją to jedyne wiarygodne źródło pracochłonności.
Formuła zbiorcza
Pełny koszt obsługi jednej jednostki logistycznej w danym okresie to suma trzech członów: liczby dób składowania pomnożonej przez stawkę dobową, liczby operacji pomnożonej przez koszt operacji oraz wartości towaru pomnożonej przez koszt kapitału za ten okres. Do tego dochodzi narzut na koszty wspólne, których nie da się przypisać bezpośrednio - obsługi administracyjnej, licencji, mediów części biurowej.
Rozliczanie kosztów w systemie WMS
Skąd system bierze dane
Moduł rozliczania kosztów nie prowadzi osobnej ewidencji. Korzysta z tego, co powstaje w normalnej pracy: z dokumentów magazynowych PZ, WZ, MM i ZL oraz z historii zajętości lokacji. Każda paleta ma w bazie datę przyjęcia i datę wydania, więc liczba dób składowania wylicza się bez udziału człowieka. Każda pozycja dokumentu ma operatora i czas, więc liczba operacji też.
W praktyce oznacza to, że jakość rozliczenia zależy od dyscypliny rejestracji, a nie od konfiguracji cennika. Jeżeli część przesunięć odbywa się „na słowo", bez skanowania, koszty tych przesunięć nie zostaną obciążone nikomu i zasilą pulę kosztów ogólnych.
Typowe pozycje cennika usług magazynowych
| Pozycja | Jednostka rozliczeniowa | Zdarzenie wyzwalające w systemie |
|---|---|---|
| Przyjęcie towaru | Paleta, kolo lub linia dokumentu | Zatwierdzenie dokumentu PZ lub PZB |
| Składowanie | Paletodoba lub paletomiesiąc | Obecność jednostki w lokacji na koniec doby |
| Kompletacja | Linia pobrania lub sztuka | Potwierdzenie pozycji na dokumencie WZ |
| Przepakowanie i usługi dodatkowe | Roboczogodzina | Rejestracja zlecenia usługi na kartotece |
| Etykietowanie | Sztuka etykiety | Wydruk etykiety logistycznej z systemu |
| Obsługa palet | Sztuka | Ruch na ewidencji palet - wydanie, przyjęcie, zwrot |
| Inwentaryzacja na życzenie | Zlecenie | Otwarcie spisu poza harmonogramem |
Rozliczenie w tym układzie ma dwie zalety. Klient widzi, za co płaci, bo każda pozycja faktury ma odpowiednik w dokumencie, który może sprawdzić. Operator widzi, które usługi są dochodowe - a często okazuje się, że najwięcej pracy pochłania asortyment o najniższej stawce.
Studio WMS.net - ewidencja palet w magazynie
Moduł Palety w sekcji Magazyn Studio WMS.net prezentuje rejestr wszystkich jednostek logistycznych aktualnie przebywających w magazynie. Każda paleta identyfikowana jest numerem SSCC lub własnym kodem kreskowym, a system rejestruje jej lokalizację (regał, poziom, kolumna), zawartość (asortyment i ilości), datę przyjęcia oraz aktualny status. Operator może szybko sprawdzić, które palety oczekują na odłożenie, które są skompletowane, a które zablokowane oczekują na kontrolę jakości. Integracja z modułem wizualizacji pokazuje fizyczne położenie palety na mapie magazynu.
Rozliczanie kilku mocodawców na jednym obiekcie
W magazynie obsługującym kilku klientów każda jednostka logistyczna ma przypisanego właściciela. Dzięki temu ten sam regał może zawierać towar trzech firm, a raport kosztowy rozdzieli je bez ręcznej segregacji. Zasada obowiązuje również przy magazynie klienta prowadzonym w modelu powierzonym, gdzie towar nie jest własnością operatora, ale generuje pełny koszt obsługi.
Gdzie realnie da się obniżyć koszt
Skrócenie czasu składowania
Najszybszy efekt daje redukcja zapasu zalegającego. Towar bez ruchu przez kilkanaście miesięcy zajmuje miejsce, które mogłoby obsłużyć rotujący asortyment, i jednocześnie zamraża kapitał. Raport rotacji i zalegania pokazuje takie pozycje w układzie wiekowym, co pozwala podjąć decyzję o wyprzedaży lub utylizacji, zanim towar straci wartość całkowicie.
Zwiększenie gęstości składowania
Drugi kierunek to lepsze wykorzystanie kubatury. Wysokość regału bywa niewykorzystana, bo lokacje są zdefiniowane pod jeden format nośnika. Przegląd struktury lokacji i dopasowanie ich do rzeczywistych wymiarów jednostek potrafi zwiększyć pojemność bez inwestycji w budynek - szerzej opisujemy to w materiale o optymalizacji powierzchni magazynowej.
Ograniczenie pustych przejazdów
Koszt pracy rośnie nie od liczby pobrań, lecz od liczby metrów pokonanych między nimi. Uporządkowanie asortymentu według rotacji, tak by pozycje najczęściej pobierane leżały najbliżej strefy wydań, skraca trasę kompletacji przy tej samej liczbie linii. Podstawą takiego uporządkowania jest klasyfikacja ABC/XYZ.
Eliminacja korekt i pomyłek
Każda pomyłka w wydaniu kosztuje podwójnie: raz przy wysyłce, drugi raz przy obsłudze reklamacji i zwrotu. Skanowanie kodów kreskowych przy pobraniu i kontrola przy pakowaniu usuwają najkosztowniejszą kategorię błędów - wysyłkę niewłaściwego indeksu do właściwego klienta.
Powiązane materiały na tej witrynie: wskaźniki KPI magazynu, stany magazynowe, gospodarka magazynowa, operator logistyczny oraz program magazynowy.