Wskaźnik KPI magazynu to miernik liczony z rejestrów operacji, a nie z szacunków kierownika zmiany. Sensowny zestaw obejmuje cztery obszary: terminowość i jakość przyjęć, wydajność i dokładność kompletacji, poziom oraz strukturę zapasu, a także wykorzystanie powierzchni. Każdy wskaźnik musi mieć jednoznaczny wzór, jednoznaczne źródło danych i właściciela odpowiedzialnego za wynik - bez tych trzech elementów zamienia się w liczbę, o którą nikt się nie upomina.
Po co magazynowi wskaźniki KPI
Magazyn bez mierników działa w trybie reagowania na skargi. Wiadomo, że „w zeszłym tygodniu był problem z wysyłkami", ale nie wiadomo, czy problem dotyczył jednego klienta, jednej zmiany czy jednej strefy. Wskaźnik zamienia wrażenie w liczbę, którą można porównać z poprzednim okresem i z ustalonym progiem.
Drugi powód jest praktyczny: bez punktu odniesienia nie da się ocenić efektu zmiany. Przebudowa strefy kompletacji, wymiana terminali albo zmiana reguły podpowiadania lokacji kosztują - i tylko pomiar sprzed i po zmianie pokazuje, czy pieniądze wróciły. Dlatego zestaw wskaźników warto uruchomić przed wdrożeniem systemu WMS, a nie po nim.
Trzeci powód dotyczy rozmów z klientem. Operator logistyczny, który w umowie deklaruje poziom obsługi, musi ten poziom udokumentować. Wskaźnik wyliczony z dokumentów systemu jest dowodem, deklaracja handlowca nie jest.
WMS - panel operacyjny magazynu ze wskaźnikami dnia
Ekran startowy Studio WMS.net z danymi odświeżanymi na żywo. Sześć kafelków podaje stan dnia: 17 palet przyjęć, 7 palet wydań, 2583 palety na stanie, 1613 pozycji SKU, wykorzystanie 36 procent lokalizacji przy 670 zajętych z 1870 oraz 380 otwartych zleceń. Wykres słupkowy zestawia przyjęcia i wydania z ostatnich siedmiu dni, a pierścieniowy pokazuje obłożenie stref od A do R wobec 1200 miejsc wolnych. Tabela na dole wymienia osiem ostatnich zleceń z numerem dokumentu, typem operacji, kontrahentem, liczbą palet i statusem.
Wskaźniki przyjęć, kompletacji i wydań
To grupa najbliższa codziennej pracy hali. Wszystkie poniższe wskaźniki liczą się z pozycji dokumentów magazynowych i ze znaczników czasu rejestrowanych przy potwierdzaniu operacji na terminalu.
| Wskaźnik | Wzór | Jednostka | Źródło danych w systemie |
|---|---|---|---|
| Terminowość przyjęć | Przyjęcia zakończone w oknie czasowym / wszystkie przyjęcia × 100% | procent | Awizacja dostawy i data zamknięcia dokumentu PZ |
| Czas rozładunku | Suma czasu od podstawienia do zamknięcia PZ / liczba dostaw | minuty na dostawę | Znaczniki czasu na dokumencie przyjęcia |
| Zgodność dostawy | Linie przyjęte bez rozbieżności / wszystkie linie przyjęte × 100% | procent | Porównanie pozycji ZPZ z pozycjami PZ |
| Wydajność kompletacji | Liczba pobranych linii / przepracowane roboczogodziny | linie na godzinę | Pozycje dokumentów WZ z identyfikatorem operatora |
| Dokładność kompletacji | Linie wydane bez korekty / wszystkie linie wydane × 100% | procent | Korekty i zwroty powiązane z dokumentem WZ |
| Terminowość wysyłek | Zlecenia wydane w terminie / wszystkie zlecenia × 100% | procent | Data wymagana na ZWZ i data zamknięcia WZ |
| Kompletność zamówienia | Zamówienia zrealizowane w całości / wszystkie zamówienia × 100% | procent | Porównanie ilości zamówionej i wydanej na ZWZ |
| Liczba linii na dokument | Suma linii / liczba dokumentów | linie | Nagłówki i pozycje dokumentów wydań |
Dwa z tych wskaźników zasługują na osobny komentarz. Dokładność kompletacji mierzona liczbą korekt zaniża problem, bo część pomyłek nigdy nie wraca w formie reklamacji - klient ją przemilcza albo rozlicza w kolejnej dostawie. Wiarygodniejszy pomiar daje kontrola wyrywkowa przy pakowaniu. Wydajność kompletacji liczona w liniach na godzinę nie jest porównywalna między magazynami o różnym profilu; ma sens wyłącznie jako szereg czasowy tego samego obiektu.
Wskaźniki zapasu i wykorzystania powierzchni
Druga grupa opisuje stan, a nie przepływ. Liczy się ją z stanów magazynowych i ze struktury lokacji, zwykle na koniec okresu albo jako średnią z dobowych migawek.
| Wskaźnik | Wzór | Interpretacja |
|---|---|---|
| Rotacja zapasu | Wartość wydań w okresie / średnia wartość zapasu | Ile razy zapas „obrócił się" w okresie; niska wartość sygnalizuje nadmiar |
| Pokrycie zapasem | Średni zapas / średnie zużycie dobowe | Na ile dni wystarczy obecny zapas przy dotychczasowym tempie wydań |
| Udział zapasu zalegającego | Wartość pozycji bez ruchu w okresie / wartość zapasu × 100% | Skala zamrożonego kapitału i zajętych bez potrzeby lokacji |
| Wypełnienie magazynu | Zajęte miejsca paletowe / wszystkie czynne miejsca × 100% | Rezerwa pojemności; powyżej pewnego progu rośnie liczba przesunięć |
| Dokładność stanu | Lokacje zgodne ze stanem ewidencyjnym / lokacje spisane × 100% | Wiarygodność ewidencji; podstawa do rezygnacji ze spisu całościowego |
| Gęstość składowania | Liczba jednostek / powierzchnia strefy składowania | Efektywność wykorzystania metra kwadratowego w danej strefie |
Dokładność stanu jest wskaźnikiem szczególnym, bo warunkuje sens pozostałych. Jeżeli ewidencja rozjeżdża się z rzeczywistością, rotacja i pokrycie liczą się z błędnej podstawy. Regularny pomiar zapewnia inwentaryzacja ciągła, która sprawdza wybrane lokacje w trakcie normalnej pracy, bez zamykania magazynu.
WMS - wskaźniki dnia w panelu Dashboard Auto ID
Górna część panelu Dashboard Auto ID w Studio WMS.net. Siedem kafelków podaje stan bieżącego dnia: liczbę skanów wszystkich standardów, odsetek odczytów poprawnych, sumę błędnych i nierozpoznanych, liczbę odczytów warunkowo zgodnych, liczbę różnych numerów towarowych, liczbę skanów w bieżącym tygodniu oraz stan modułu jednostek i szablonów etykiet. Poniżej dwa wykresy pokazują wskaźnik poprawności odczytów oraz wydajność godzinową z podziałem na odczyty poprawne i błędne. Zrzut wykonano w środowisku demonstracyjnym bez zarejestrowanych odczytów, dlatego widoczna jest sama struktura wskaźników.
Skąd system WMS bierze dane do wskaźników
Rejestr operacji jako jedyne źródło
Każdy wskaźnik z powyższych tabel ma odpowiednik w konkretnym zapisie bazy: nagłówku dokumentu, pozycji dokumentu albo wpisie w historii lokacji. To istotne, bo wyklucza równoległe ewidencje w arkuszach kalkulacyjnych, które zwykle powstają w odpowiedzi na pytanie zarządu i przestają być aktualizowane po trzech tygodniach.
Warunkiem wiarygodności jest kompletność rejestracji. Operacja wykonana bez potwierdzenia na terminalu nie istnieje dla wskaźnika, więc wydajność wyliczy się z zaniżonej liczby linii, a czas pracy z pełnej liczby godzin. Efektem jest wynik gorszy od rzeczywistego i słuszny opór załogi wobec pomiaru.
Okres, próg i właściciel
Wskaźnik bez progu jest ciekawostką. Przy każdym mierniku trzeba ustalić trzy rzeczy: za jaki okres jest liczony, jaka wartość jest akceptowalna i kto odpowiada za reakcję po przekroczeniu progu. Zestaw dobowy pokazuje bieżące obciążenie, tygodniowy - trendy, miesięczny - skutki decyzji organizacyjnych.
Prezentacja wyników
Panel operacyjny pokazuje kilka wskaźników dnia w formie kafelków, a szczegółowe zestawienia trafiają do raportów. Rozdzielenie tych warstw jest celowe: kierownik zmiany potrzebuje trzech liczb natychmiast, analityk potrzebuje pełnych danych w układzie, który da się wyeksportować. Raporty przekrojowe buduje się w raportach SQL Server, gdzie można zestawić dane magazynowe z danymi z systemu nadrzędnego.
Najczęstsze błędy przy wdrażaniu KPI
- Za dużo wskaźników na start. Zestaw dwudziestu mierników nie zostanie przeanalizowany przez nikogo. Pięć wskaźników z jasno przypisaną odpowiedzialnością działa lepiej niż tablica pełna liczb.
- Mierzenie ludzi zamiast procesu. Ranking magazynierów według liczby pobrań wywołuje wyścig kosztem dokładności. Ten sam wskaźnik zestawiony ze wskaźnikiem błędów daje pełny obraz i nie zachęca do skrótów.
- Porównywanie do cudzych benchmarków. Wydajność kompletacji zależy od gabarytu towaru, układu hali i struktury zamówień. Wynik z innego magazynu nic nie mówi o tym.
- Brak korekty o sezonowość. Spadek wydajności w szczycie sezonu bywa naturalny przy zatrudnieniu pracowników tymczasowych. Bez uwzględnienia tego czynnika wskaźnik prowokuje błędne wnioski o pogorszeniu organizacji.
- Liczenie z niepełnych danych. Jeżeli część operacji obsługuje się poza systemem, wskaźnik opisuje wycinek pracy, a nie pracę. Zanim uruchomi się pomiar, warto zamknąć obejścia w operacjach magazynowych.
Powiązane materiały na tej witrynie: koszty magazynowania, optymalizacja procesów magazynowych, kontrola jakości, inwentaryzacja w magazynie oraz program magazynowy.