Portal klienta w mroźni usługowej to panel, w którym właściciel towaru sam sprawdza stany z partiami, terminami i datą mrożenia, przyjęcia i wydania, temperatury komór z jego towarem oraz raport partii, a także zgłasza awiza dostaw i zlecenia wysyłki. Widzi wyłącznie dane własnej firmy, bo każde zapytanie panelu jest zawężone do powiązanego z kontem kontrahenta. Dzięki temu operator 3PL nie odpowiada na te same pytania telefonem i mailem, a klient dostaje odpowiedź o dowolnej porze.
Pytania, które zajmują biuro operatora 3PL
W mroźni usługowej większość kontaktów z klientami to te same pytania powtarzane w różnych wersjach. Ile mam kartonów lodów? Czy dostawa z wtorku jest przyjęta? Jaki termin ma ostatnia partia? Co wyjechało wczoraj do sieci? W jakiej temperaturze stoi mój towar po wczorajszym alarmie? Każde z nich wymaga od pracownika biura otwarcia systemu, znalezienia danych i odpisania. Pojedyncze pytanie zajmuje chwilę, ale powtarzane przez wielu klientów każdego dnia pochłania realny czas.
Portal klienta przekłada te pytania na zakładki. Klient loguje się sam i widzi odpowiedź, a pracownik biura zajmuje się wyjątkami. Poniższy schemat zestawia pięć typowych pytań z miejscami w panelu kontrahenta w Studio WMS.net dla mroźni.
Co widzi klient
Panel ma zakładki Stany, Przyjęcia, Wydania, Awiza dostaw, Zlecenia wysyłki i Temperatury, a obok raport identyfikowalności partii. Wszystko dotyczy wyłącznie firmy konta.
- Stany wg partii. Wskaźniki: kartony, waga netto, nośniki, partie z terminem do 30 dni i przeterminowane. Pod nimi lista z indeksem, partią, terminem, datą mrożenia, datą produkcji, kartonami i wagą. Filtr Termin do pokazuje, co wymaga szybkiej sprzedaży.
- Przyjęcia i wydania. Dokumenty z wybranego okresu, z typem (PZ, PZB, a dla przeładunku dopisek XD), liczbą nośników i wagami. Kliknięcie numeru otwiera linie z partiami, terminami i wagami. Dokument w buforze nie ma jeszcze numeru, bo czeka na odłożenie ostatniego nośnika.
- Temperatury. Komory, w których leży towar klienta: temperatura i stan (Norma, Odchylenie, Awaria), liczba jego nośników, alarmy z 7 dni i wykres z 24 godzin. Komór bez jego towaru nie widać.
- Raport partii. Ten sam raport, którego używa kierownik: przyjęcie, historia statusów, sąsiedztwo na nośnikach, wydania, miejsce składowania i bilans, z wydrukiem A4 i eksportem do CSV, ograniczony do partii klienta.
- Statusy. Gdy mroźnia zablokuje partię, na przykład po pobraniu prób do badań, klient widzi to w kolumnie Status. Zablokowany towar nie jest liczony do dostępnych w zleceniu wysyłki.
Panel nie pokazuje numerów gniazd ani SSCC innych firm, a klient nie może potwierdzać alarmów ani zmieniać statusów. To zadania mroźni. Szczegóły techniczne temperatur opisuje artykuł Monitoring temperatury komór chłodniczych w WMS.
Co klient robi sam: awizo i zlecenie wysyłki
Portal nie jest tylko podglądem. Dwie czynności, które zwykle przychodzą mailem, klient wykonuje w panelu.
Awizo dostawy. Klient podaje planowany termin, numer swojego awiza, linie z asortymentem i liczbą kartonów, a opcjonalnie partię, termin przydatności, datę mrożenia i wagę oczekiwaną. Zapisuje do realizacji albo zostawia w buforze jako szkic. Terminal przyjęcia podpowiada potem magazynierowi te dane, a waga służy do porównania przy ważeniu. Awizo można anulować do przyjęcia pierwszego nośnika. Większe dostawy wczytuje z pliku Excel mroźnia, o czym pisze artykuł Awizo dostawy z pliku Excel.
Zlecenie wysyłki. Klient wybiera odbiorcę z własnej listy, termin realizacji i opcjonalnie przełącznik Pilne, a następnie asortyment i liczbę kartonów. Lista asortymentu pokazuje kartony dostępne do wydania, więc nie da się zamówić więcej, niż jest na stanie, a zlecenie ponad stan jest odrzucane. Klient może wpisać minimalną liczbę dni do terminu, jeśli odbiorca nie przyjmie krótszego. Zlecenie można anulować do pobrania pierwszego kartonu do kompletacji, a kartony wracają od razu do dostępnych.
Wymóg świeżości odbiorcy jest uwzględniany już przy liczeniu dostępnych kartonów. Jeśli partie nie spełniają reguły sieci, komunikat podaje wymóg. Mechanizm opisuje artykuł Minimalny okres przydatności wymagany przez odbiorców.
Izolacja danych i język portalu
Dla operatora z wieloma klientami najważniejsze pytanie dotyczy tego, kto co widzi. Konto kontrahenta jest powiązane z firmą, a każde zapytanie panelu przechodzi przez filtr po tym powiązaniu. Wynik zawiera więc wyłącznie towar i dokumenty tej firmy. Dokument innego kontrahenta nie otworzy się nawet po wpisaniu jego numeru, a konto bez powiązania z firmą nie pokaże żadnych danych. Kierownik i magazynier widzą wszystkich, bo obsługują cały magazyn.
Portal działa po polsku i po angielsku. Konto angielskie pokazuje te same dane z nagłówkami Cartons, Net weight, Pallets, Expires within 30 days i Expired oraz kolumnami Batch, Best before i Freeze date. To ważne, gdy właściciel towaru ma siedzibę za granicą. Komora przypisana kontrahentowi wpływa tylko na podpowiedź gniazda przy odkładaniu, a nie na widoczność danych. Model wielu depozytorów opisuje artykuł Mroźnia usługowa 3PL z wieloma depozytorami.
Rozliczenie: miejsce paletowe, przyjęcie i wydanie
Portal to także punkt wyjścia do rozliczeń. Każdy kontrahent ma własny cennik w kartotece usług, z trzema stawkami: za miejsce paletowe na dobę (symbol M), za przyjęcie palety (PP) i za wydanie palety (WP). Magazynowanie system liczy z dziennego stanu nośników, po numerze nośnika, a nie po liczbie linii, więc paleta MIX z trzema partiami jest jednym miejscem.
Rozliczenie powstaje z dokumentów, więc nikt niczego nie przepisuje. Kierownik w kreatorze wybiera kontrahenta i okres, a system generuje pozycje z cennika i dziennych stanów. Przy pozycji można dopisać komentarz, a podsumowanie pokazuje wartość netto, VAT i kwotę brutto. Po zatwierdzeniu dokument trafia do rejestru, skąd można go wydrukować albo zapisać w PDF i wysłać właścicielowi towaru. Fakturowanie pozostaje w systemie finansowym operatora.
Stawki w demo są fikcyjne i różne dla trzech kontrahentów. Rozliczenie dodatkowych usług chłodniczych, takich jak prąd postojowy czy ususzki, opisuje artykuł Usługi chłodnicze w rozliczeniu 3PL.
Co zmienia się w pracy biura operatora
| Sytuacja | Bez portalu | Z portalem |
|---|---|---|
| Klient pyta o stan | telefon lub mail, odpowiedź po sprawdzeniu w systemie | klient sprawdza sam w zakładce Stany |
| Zapowiedź dostawy | mail z arkuszem, przepisywanie linii | awizo w panelu albo import pliku; terminal podpowiada linie |
| Zamówienie wydania | mail, ryzyko zamówienia ponad stan | lista pokazuje dostępne kartony, zlecenie ponad stan odrzucone |
| Pytanie o temperaturę | telefon do kierownika zmiany | zakładka Temperatury z alarmami z 7 dni |
| Wycofanie partii | ręczne zestawienie na prośbę klienta | klient sam otwiera raport partii z bilansem |
Efekt jest zwykle widoczny najpierw w liczbie powtarzalnych pytań, a dopiero potem w ocenie klientów. Biuro operatora zajmuje się wyjątkami: zleceniami do uzgodnienia, rozbieżnościami wagi i zmianą statusów. Liczby oszczędności zależą od liczby klientów i dostaw, więc ich nie obiecujemy. Warto je zmierzyć przed wdrożeniem i po nim.
Uruchomienie konta nowego klienta
Dodanie klienta do portalu to kilka kroków administracyjnych, wykonywanych raz.
- Dodaj kontrahenta w kartotece kontrahentów platformy WMS.net i dopisz go do słownika kontrahentów mroźni, z komorą, w której składuje towar. Od niej zależy podpowiedź gniazda przy odkładaniu.
- Dodaj w cenniku trzy pozycje kontrahenta: magazynowanie (M), przyjęcie palety (PP) i wydanie palety (WP). Bez nich rozliczenie nie zawiera jego usług.
- Utwórz konto z rolą kontrahenta i powiąż je z firmą. Konto klienta nie powinno mieć żadnej roli kierownika, bo ta ustawia pełny dostęp.
- Dodaj asortyment kontrahenta w kartotece asortymentu, z klasą temperatury i wagą kartonu.
- Pokaż klientowi cztery rzeczy: stany, awizo, zlecenie wysyłki i temperatury. Dobrze zacząć od krótkiego ćwiczenia, w którym klient składa własne zlecenie i próbuje zamówić ponad stan.
Czego portal nie robi
- Nie zmienia statusów ani nie potwierdza alarmów. To zadania kierownika mroźni.
- Nie pokazuje lokalizacji gniazd i numerów SSCC innych firm.
- Nie wystawia faktur. Dokument rozliczeniowy przygotowuje kierownik, a fakturowanie zostaje w systemie finansowym operatora.
- Nie zastępuje kontaktu przy wyjątkach. Zlecenie anulowane po rozpoczęciu pracy magazynu trzeba uzgodnić z magazynem.
- Nie obejmuje integracji z systemem klienta. Wymiana danych z ERP właściciela towaru to osobny temat wdrożeniowy.
Opis dotyczy wersji demonstracyjnej z danymi fikcyjnymi. Zakres w konkretnym wdrożeniu ustala się z klientem.
Jak mierzyć efekt wdrożenia portalu
Portal klienta jest inwestycją organizacyjną, więc warto określić z góry, po czym poznasz jej wynik. Kilka prostych wskaźników wystarczy, a większość da się policzyć z danych, które operator już ma.
- Liczba powtarzalnych pytań. Policz przez tydzień maile i telefony o stan, termin i status dostawy przed uruchomieniem portalu i miesiąc po nim.
- Czas od awiza do przyjęcia. Linie z danymi partii zgłoszone z wyprzedzeniem skracają obsługę na terminalu, bo magazynier nie wpisuje ich ręcznie.
- Odrzucone i anulowane zlecenia. Zlecenia ponad stan są odrzucane przy zapisie, więc spada liczba korekt po fakcie.
- Liczba aktywnych kont klientów. Portal, w którym nikt się nie loguje, nie rozwiązuje problemu. Sprawdź, którzy klienci nie korzystają, i zapytaj dlaczego.
Nie obiecujemy konkretnych oszczędności, bo zależą od liczby klientów i charakteru dostaw. Pomiar przed i po daje własną, wiarygodną liczbę.
Typowe obawy operatora
Operatorzy zwykle zadają te same pytania, zanim uruchomią portal dla klientów.
- Czy klient zobaczy cudze dane? Nie. Izolację wymusza serwer przez filtr na każdym zapytaniu, a nie ekran. Warto jednak przetestować ją na dwóch kontach przed pokazaniem portalu klientom.
- Czy klienci zaczną zamawiać wszystko sami i pominą biuro? Zlecenie trafia do kompletacji przez kierownika, a anulowanie po rozpoczęciu pracy wymaga uzgodnienia z magazynem. Portal przejmuje rutynę, nie decyzje.
- Czy klient zobaczy nasze ceny i wewnętrzne alarmy? Cennik i rozliczenia nie są częścią panelu klienta, a alarmy temperatur są ograniczone do komór z jego towarem. Potwierdzać alarmy może wyłącznie kierownik.
- Czy klienci poradzą sobie bez szkolenia? Zakładki mają nazwy zgodne z pytaniami, które klienci już zadają. Wystarczy krótkie ćwiczenie ze zleceniem i awizem.
Podsumowanie
Portal klienta w mroźni usługowej odpowiada na pytania, które dziś zajmują telefon: stany z partiami i datą mrożenia, status dostawy, temperatura komór i historia partii. Do tego klient sam zgłasza awiza i zlecenia wysyłki z kontrolą dostępnych kartonów. Izolacja danych jest wymuszona po stronie serwera, a panel działa po polsku i po angielsku. Operator zyskuje czas, a klient przejrzystość.
Przejrzyj panel na przykładowych danych: demo WMS dla mroźni. Opis ekranów zawiera instrukcja panelu kontrahenta.
Zobacz też
- Mroźnia usługowa 3PL z wieloma depozytorami
- Usługi chłodnicze w rozliczeniu 3PL i ewidencja ususzek
- 3PL WMS software
- Awizo dostawy mrożonek z pliku Excel
- Minimalny okres przydatności wymagany przez odbiorców
- Audyt w magazynie chłodniczym - jakie dowody powinien dać WMS
- Instrukcja WMS dla mroźni - opis ekranów
- Stany otwarcia z Excela: start WMS w mroźni 3PL