Stan otwarcia w mroźni wczytujesz z jednego pliku XLSX: jeden wiersz to jedna linia nośnika, a wiersze z tym samym oznaczeniem nośnika tworzą nośnik mieszany. System sprawdza wiersze, błędne odrzuca z numerem i powodem, a poprawne wprowadza na stan dokumentem przychodu wewnętrznego (PW) z datą pierwszego dnia miesiąca. Jeden plik oznacza jeden dzień stanu, a towar trafia wyłącznie do gniazd regałowych komór. Start warto poprzedzić próbą na małym pliku i zakończyć bilansem kartonów i kilogramów.
Dlaczego start jest najbardziej ryzykownym dniem wdrożenia
Nowy klient przywozi towar, który już leży w komorze, albo trzeba uruchomić system w mroźni, która działa od lat. W obu przypadkach WMS musi dostać stan początkowy: co leży, w jakiej partii, z jakim terminem i datą mrożenia, na którym nośniku i w którym gnieździe. Pomyłka w stanie początkowym nie psuje jednego dokumentu. Psuje każdy kolejny, bo wydania, FEFO, rozliczenie i raporty opierają się na tym stanie.
Ręczne wpisywanie setek palet ma dwie wady. Zajmuje dni, w których magazyn i tak pracuje, a pomyłki w partiach i datach wychodzą dopiero przy wydaniu, czasem po miesiącach. Import z pliku skraca pracę i, co ważniejsze, wymusza te same reguły kontroli, które obowiązują przy zwykłym przyjęciu. Plik jest tylko innym sposobem wprowadzenia danych.
W mroźni z wieloma właścicielami towaru stan otwarcia ma jeszcze wymiar umowny, bo od niego zależy rozliczenie z klientem. Model usługi opisuje artykuł Mroźnia usługowa 3PL z wieloma depozytorami.
Co musi zawierać plik
Ekran importu oferuje przycisk Pobierz wzorcowy plik z właściwymi kolumnami, więc nie trzeba ich zgadywać. Wzorzec ma trzynaście kolumn, z czego siedem jest wymaganych.
| Kolumna | Wymagana | Znaczenie |
|---|---|---|
| DATA_STANU | tak | pierwszy dzień miesiąca; data dokumentu PW |
| DEPOZYTOR | tak | skrót kontrahenta, właściciela towaru |
| INDEKS | tak | indeks asortymentu z kartoteki |
| PARTIA | tak | numer partii |
| TERMIN_PRZYDATNOSCI | tak | data w formacie RRRR-MM-DD |
| DATA_MROZENIA | tak | musi zgadzać się z partią znaną w systemie |
| KARTONY | tak | liczba kartonów linii |
| DATA_PRODUKCJI | nie | opcjonalna |
| WAGA_NETTO_KG | nie | puste: waga z kartoteki |
| NOSNIK | nie | oznaczenie łączące wiersze w jeden nośnik |
| SSCC | nie | puste: numer nadaje system |
| WAGA_BRUTTO_KG | nie | waga brutto nośnika, nie mniejsza niż netto |
| LOKALIZACJA | nie | puste: wolne gniazdo w komorze kontrahenta |
Wymagana kolumna DATA_MROZENIA to specyfika mroźni. Partia ma w systemie dokładnie jedną datę mrożenia, więc plik, który wskazuje inną datę dla partii już znanej, zostanie odrzucony. Kolumnę trzeba więc przygotować z dokumentów producenta albo z etykiet, a nie z domysłu.
Grupowanie w nośniki MIX
W pliku nie ma osobnej tabeli nośników. O tym, które wiersze leżą na jednej palecie, decyduje oznaczenie w kolumnie NOSNIK albo numer SSCC. Wiersze z tym samym oznaczeniem tworzą jeden nośnik mieszany, a gdy SSCC jest puste, system nadaje nowy numer. Dzięki temu paleta z dwiema partiami to dwa wiersze, a w systemie jedna paleta z dwiema liniami.
To ważne dla rozliczenia, bo nośnik MIX liczy się jako jedno miejsce paletowe. Jeśli rozbijesz w pliku jedną fizyczną paletę na dwa nośniki, system policzy dwa miejsca. Przy zbieraniu stanu przez spis trzeba więc zapisywać, które kartony faktycznie stoją razem. Zasady nośnika mieszanego opisuje artykuł Paleta MIX w mroźni.
Kontrola wierszy i raport odrzuceń
Po przeciągnięciu pliku na strefę importu użyj przycisku Audyt danych, a po sprawdzeniu przycisku Importuj dane. Powstaje paczka importu, czyli zestaw wierszy z jednego pliku. Na ekranie wyniku widać listę paczek z liczbą wierszy, przyjętych, odrzuconych i nowych. Po wybraniu paczki zobaczysz każdy wiersz z numerem wiersza pliku, statusem (nowy, przyjęty, odrzucony) i komunikatem.
Przycisk Przetwórz przyjmuje nowe wiersze na stan. Wiersz z błędem zostaje odrzucony z powodem, a poprawne trafiają do dokumentu PW kontrahenta. To rozwiązanie jest praktyczne, bo jeden błąd w tysiącu wierszy nie blokuje pozostałych. Odrzucone wiersze poprawiasz i wczytujesz w kolejnym pliku.
| Przyczyna odrzucenia | Co zrobić |
|---|---|
| brak daty stanu albo data inna niż pierwszy dzień miesiąca | popraw DATA_STANU |
| nieznany kontrahent albo asortyment | sprawdź skrót i indeks w kartotekach |
| inna data mrożenia dla znanej partii | użyj zarejestrowanej daty albo skoryguj datę partii |
| lokalizacja spoza gniazd komór albo zajęta | wskaż wolne gniazdo regału albo zostaw pole puste |
| waga brutto nośnika mniejsza niż netto | popraw wagi |
Dokument PW, data stanu i wpływ na rozliczenie
Stan otwarcia wchodzi do systemu jako dokument przychodu wewnętrznego (PW), któremu import nadaje datę z kolumny DATA_STANU. Dlatego data musi być pierwszym dniem miesiąca, a jeden plik oznacza jeden dzień stanu. Jeśli masz dane z dwóch dat, przygotuj dwa pliki.
Data stanu ma znaczenie finansowe. Rozliczenie usług liczy magazynowanie z dziennego stanu nośników, jako miejsce paletowe razy doba, więc od daty dokumentu zależy, od którego dnia nośnik jest widoczny w rozliczeniu. Start w połowie miesiąca przy wymogu daty z pierwszego dnia to kwestia do uzgodnienia z osobą odpowiedzialną za rozliczenia, zanim ruszy import. Ten wymóg pochodzi z wersji demonstracyjnej. Przy wdrożeniu zasady daty ustala się z klientem.
Gdzie trafia towar: gniazda komór
Stany otwarcia trafiają wyłącznie do gniazd regałowych komór. Pole odkładcze, rampa przeładunkowa, dok wydań i strefa kompletacji są odrzucane, bo stan otwarcia w strefie wysyłkowej zaburzałby dostępność ramp i raporty zajętości. Jedno gniazdo przyjmuje jeden nośnik.
Puste pole LOKALIZACJA oznacza wolne gniazdo w komorze kontrahenta. To wygodne, ale system nie wie, gdzie fizycznie stoi paleta. Jeśli po starcie chcesz, żeby adres w systemie zgadzał się z miejscem w komorze, podaj lokalizację w pliku, na przykład z arkusza spisu. Wybór zależy od tego, czy w komorze masz stały układ miejsc, czy towar ustawiany jest dowolnie.
Weryfikacja po imporcie
Po przetworzeniu paczki sprawdź trzy rzeczy. Najpierw bilans: suma kartonów i kilogramów z pliku, pomniejszona o wiersze odrzucone, powinna równać się sumie w systemie. Potem układ: kilka nośników MIX otwórz na karcie lokalizacji i porównaj z kartką ze spisu. Na końcu terminy: sprawdź, czy partie z najkrótszym terminem są w kolejce wydań.
Do porównania służą trzy rejestry. Stan wg partii pokazuje linie z terminem i datą mrożenia. Rejestr Nośniki pokazuje nośniki z liczbą linii, kartonami i wagami, a regał w trybie obciążenia uwidacznia nośniki mieszane i wolne gniazda.
| Co porównujesz | Z czym | Gdzie |
|---|---|---|
| kartony i kilogramy łącznie | suma z pliku minus odrzucone | raport Stan wg kontrahentów i komór |
| liczba nośników | liczba nośników w pliku | rejestr Nośniki |
| terminy i daty mrożenia partii | dokumenty producenta | Stan wg partii |
| układ w komorze | spis fizyczny | regał w trybie obciążenia |
Plan startu krok po kroku
- Przygotowanie. Uzupełnij kartoteki kontrahentów i asortymentu, bo nieznany indeks lub kontrahent odrzuci wiersz. Zbierz daty mrożenia partii.
- Próba. Wczytaj niewielki plik dla jednego kontrahenta i sprawdź raport odrzuceń. Powtórz, aż odrzucenia będą wyłącznie zamierzone.
- Dzień startu. Zatrzymaj ruch na czas importu, wczytaj plik, użyj Audytu danych, Importuj dane, potem Przetwórz. Odrzucone wiersze zapisz do poprawy.
- Dzień po. Porównaj bilans, popraw odrzucone wiersze w nowym pliku i dopiero wtedy otwórz normalne przyjęcia i wydania.
Wersja demonstracyjna ma przycisk Plik przykładowy, który pobiera plik z trzema nośnikami MIX i jednym wierszem błędnym. To dobry sposób na ćwiczenie całej drogi, zanim dotkniesz prawdziwych danych.
Typowe błędy w plikach
- Inne nazwy indeksów niż w kartotece. Plik od klienta ma własne kody. Zrób słownik przejścia, zanim wczytasz, bo każdy nieznany indeks odrzuca wiersz.
- Data w złym formacie. Termin przydatności wpisuj jako RRRR-MM-DD. Excel potrafi zamienić datę na liczbę albo na format lokalny.
- Data mrożenia taka sama jak produkcji. Dla partii znanej systemowi liczy się zarejestrowana data mrożenia i inna wartość w pliku zostanie odrzucona.
- Jedna paleta rozbita na kilka nośników. Zaniża pojemność gniazd i zawyża liczbę miejsc w rozliczeniu.
- Waga brutto mniejsza niż netto. Najczęściej pomyłka kolumn.
- Dwie daty stanu w jednym pliku. Jeden plik to jeden dzień stanu.
Co dalej po starcie
Stan otwarcia to dopiero początek. Po wczytaniu klient powinien zobaczyć swój towar w panelu i móc zgłaszać awiza oraz zlecenia wysyłki. Mechanizm portalu opisuje artykuł Portal dla właściciela towaru w mroźni usługowej.
Kolejne dostawy możesz wprowadzać plikiem awiza, który ma swój układ dla każdego dostawcy. Opisuje to artykuł Awizo dostawy z pliku Excel. Pierwsze rozliczenie miesiąca warto przejrzeć razem z klientem, bo będzie pierwszym dokumentem opartym na stanie z importu.
Podsumowanie
Stan otwarcia z pliku zastępuje ręczne wpisywanie palet i narzuca te same reguły co zwykłe przyjęcie: jedną datę mrożenia partii, jeden nośnik w gnieździe i poprawne wagi. Błędne wiersze trafiają do raportu odrzuceń, a poprawne do dokumentu PW. Warunkiem sukcesu jest przygotowanie danych, próba na małym pliku i bilans po imporcie.
Obejrzyj ekran importu i plik przykładowy w demo: demo WMS dla mroźni. Opis całej drogi znajdziesz w instrukcji: Stany otwarcia z pliku.
