Obsługa dostawców w systemie magazynowym obejmuje cztery elementy: kartotekę kontrahenta z parametrami logistycznymi, zapowiedź dostawy z oknem czasowym, kontrolę zgodności przy przyjęciu oraz rejestr rozbieżności będący podstawą oceny współpracy. Ostatni element jest najczęściej pomijany, a to on zamienia luźne wrażenie „ten dostawca sprawia problemy" w liczby, które da się przedstawić przy negocjacjach.
Kartoteka dostawcy i parametry logistyczne
Kartoteka kontrahenta w Studio WMS.net dzieli się na zakładki. Dane ewidencyjne pochodzą zwykle z systemu handlowego i obejmują nazwę, numer identyfikacji podatkowej i adresy. Magazyn dopisuje do nich warstwę, której system handlowy nie prowadzi.
- Adresy załadunku i rozładunku odrębne od adresu rejestrowego, wraz z danymi kontaktowymi osoby odpowiedzialnej za wysyłki.
- Wymagania dotyczące oznaczeń - czy dostawca stosuje etykietę logistyczną GS1, czy towar wymaga przeetykietowania przy przyjęciu.
- Dopuszczalne okna czasowe i typowy czas rozładunku, potrzebne przy planowaniu obłożenia ramp.
- Zakres kontroli wejściowej - czy dostawy podlegają kontroli pełnej, wyrywkowej, czy przyjmowane są na podstawie deklaracji.
- Rodzaj nośników i zasady rozliczania palet zwrotnych.
Zakładka danych uzupełniających mieści właśnie te parametry, a zakładka z informacjami dodatkowymi - godziny pracy i uwagi operacyjne. Rozdzielenie warstw ma znaczenie przy integracji: dane ewidencyjne przychodzą z systemu ERP i nie powinny być nadpisywane w magazynie, dane logistyczne powstają w magazynie i tam pozostają.
WMS - nowy kontrahent dane ewidencyjne
Pierwsza zakładka formularza nowego kontrahenta gromadzi dane identyfikacyjne i teleadresowe firmy. Nawigacja zakładek: Dane ewidencyjne (aktywna), Dane uzupełniające, Inne. Formularz zawiera pola: Nazwa kontrahenta, Nazwa skrócona, Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica, NIP, Regon, Kraj, Osoba kontaktowa, Telefony, Strona www, E-mail, Fax, Uwagi oraz checkbox Aktywne. Kontrahenci stanowią bazę dostawców i odbiorców obsługiwanych przez magazyn.
WMS - kontrahent godziny pracy i wizualizacja
Trzecia zakładka formularza kontrahenta zawiera parametry operacyjne i konfigurację powiadomień. Pola: Nasz numer u klienta, Handlowiec, Godziny pracy (format H:M - H:M), Rodzaj ubezpieczenia, Ubezpieczenie do (data). E-mail autopowiadomienia konfiguruje automatyczne raporty dla klienta magazynu. Paleta kolorów (Red, Blue, Green i inne w odcieniach 50-900) umożliwia graficzne wyróżnienie kontrahenta na widokach magazynu.
Zapowiedź dostawy i okno czasowe
Dostawa niezapowiedziana zawsze kosztuje więcej: pojazd czeka, rampa jest zajęta, a magazyn nie przygotował miejsca. Zapowiedź rozwiązuje trzy problemy jednocześnie - planowanie zasobów, kolejność obsługi i przyspieszenie samego przyjęcia.
| Element zapowiedzi | Co daje magazynowi |
|---|---|
| Lista pozycji z ilościami | Możliwość przygotowania miejsca i sprawdzenia zgodności bez przeliczania całości |
| Numery partii i terminy | Wprowadzenie danych przed przyjazdem, skrócenie czasu rejestracji przy rampie |
| Struktura jednostek logistycznych | Wiedza o liczbie palet i ich zawartości, podstawa do rezerwacji lokacji |
| Okno czasowe | Rozłożenie obciążenia ramp w ciągu dnia, ograniczenie kolejek |
| Dane pojazdu i kierowcy | Przygotowanie wjazdu i kontroli na bramie |
| Numer zamówienia | Automatyczne powiązanie dostawy ze zleceniem przyjęcia w systemie |
Zapowiedź może trafić do systemu trzema drogami: z systemu handlowego jako zlecenie przyjęcia ZPZ, komunikatem EDI od dostawcy albo przez formularz udostępniony dostawcy w przeglądarce. Ostatni wariant sprawdza się przy mniejszych partnerach, którzy nie prowadzą wymiany elektronicznej - opisujemy go przy module internetowym dla kontrahentów.
WMS - nowe zlecenie przyjęcia ZPZ
Formularz nagłówka nowego zlecenia przyjęcia ZPZ w Studio WMS.net. Zawiera pola: Kontrahent (autocomplete), Nr awizo, Uwagi (pole tekstowe wielowierszowe) oraz checkbox Wysoki priorytet umożliwiający oznaczenie pilnych zleceń. Przycisk Dalej przenosi do etapu wprowadzania pozycji zlecenia. Dokument ZPZ (Zlecenie Przyjęcia do magazynu) inicjuje proces przyjęcia towaru - na jego podstawie wystawiany jest następnie dokument PZ rejestrujący fizyczne przyjęcie towaru na magazyn.
Przyjęcie i kontrola zgodności
Na rampie system porównuje to, co przyjechało, z tym, co zapowiedziano. Magazynier skanuje etykiety jednostek, a rozbieżności pojawiają się natychmiast, a nie po zamknięciu dokumentu.
- Identyfikacja dostawy. Skan numeru awizacji lub wybór z listy zapowiedzianych na dany dzień.
- Odczyt jednostek. Skanowanie etykiet logistycznych; przy etykiecie GS1 partia i termin wchodzą bez przepisywania.
- Kontrola ilościowa. Porównanie z zapowiedzią pozycja po pozycji.
- Kontrola stanu. Rejestracja uszkodzeń wraz ze zdjęciem powiązanym z pozycją dokumentu.
- Decyzja o statusie. Przyjęcie do zapasu dostępnego albo skierowanie na kwarantannę zgodnie z zakresem kontroli przypisanym do dostawcy.
- Podpowiedź lokacji. System wskazuje miejsce odłożenia z uwzględnieniem strefy, rotacji i reguły wydania.
- Zamknięcie dokumentu. Powstaje PZ, a potwierdzenie wraca do systemu handlowego.
Pełny przebieg operacji opisujemy w opracowaniu o przyjęciu towaru do magazynu.
Rozbieżności i komunikacja z dostawcą
Rozbieżność zarejestrowana przy przyjęciu ma cztery cechy, które przesądzają o jej przydatności: rodzaj, skalę, dowód i powiązanie z dokumentem źródłowym.
| Rodzaj rozbieżności | Typowa przyczyna | Skutek w systemie |
|---|---|---|
| Niedobór ilościowy | Pomyłka w kompletacji u dostawcy lub ubytek w transporcie | Przyjęcie ilości faktycznej, zgłoszenie do rozliczenia |
| Nadwyżka | Wysyłka ponad zamówienie, pomyłka w jednostce miary | Przyjęcie warunkowe lub odmowa części dostawy |
| Niezgodna partia lub termin | Wysyłka innej serii niż zapowiedziana | Korekta danych i sprawdzenie zgodności z wymaganiami odbiorcy |
| Uszkodzenie | Nieprawidłowe zabezpieczenie ładunku | Protokół szkody ze zdjęciem, przyjęcie z zastrzeżeniem |
| Brak lub błąd etykiety | Oznaczenie niezgodne ze standardem | Przeetykietowanie na koszt dostawcy, zapis w rejestrze |
| Dostawa poza oknem | Opóźnienie transportu, brak awizacji | Zapis czasu podstawienia i czasu oczekiwania |
Każdy z tych zapisów ma sens dopiero wtedy, gdy trafia do dostawcy. Zestawienie rozbieżności za okres, wysyłane cyklicznie, działa lepiej niż telefon po każdym incydencie - pokazuje wzorzec, a nie pojedynczy przypadek.
Ocena współpracy na podstawie danych
Rejestr zdarzeń zebrany przez kilka miesięcy pozwala zbudować ocenę dostawcy opartą na liczbach, a nie na wrażeniach. Cztery mierniki wystarczają na start:
- Terminowość - udział dostaw zrealizowanych w uzgodnionym oknie czasowym.
- Zgodność ilościowa - udział linii przyjętych bez rozbieżności wobec zapowiedzi.
- Jakość oznaczeń - udział dostaw niewymagających przeetykietowania.
- Udział uszkodzeń - liczba protokołów szkody w stosunku do liczby dostaw.
Sposób liczenia i pozostałe mierniki pracy magazynu opisujemy przy wskaźnikach KPI magazynu. Wartość tej oceny jest podwójna: wewnętrznie pozwala planować zakres kontroli wejściowej - dostawca o wysokiej zgodności może przejść na kontrolę wyrywkową - a zewnętrznie daje argumenty przy negocjowaniu warunków.
Powiązane materiały na tej witrynie: kontrahenci i pracownicy, system awizacji dostaw, dokumenty magazynowe w prezentacji, lokacje magazynowe oraz prezentacja systemu WMS.